كايزن KAIZEN من وسائل التغيير الإداري التي لم يتعرف عليها عالمنا العربي بعمق .
كايزن KAIZEN كلمة يابانية تتكون من مقطعين :
كاي KAI وتعني التغيير
زن - ZEN وتعني للأفضل أو الأحسن
وتترجم إجمالاً KAIZEN الى Continual Improvement أو التحسين المستمر
وقد ظهرت مفهوم كايزن للوجود على عام 1984 على يد الخبير الياباني ماساكي إماي
اساس تعريف كايزن
التغيير = KAI = CHANGE
= ZEN = GOOD للأفضل
(FOR THE BETTER)
= KAIZEN =
CONTINUAL IMPROVEMENT
التحسين المستمر
جمبا كايزن Gemba KAIZEN
يتم تنفيذ تقنيات كايزن في ( جمبا Gemba ) وهي كلمة يابانية تعني موقع العمل الفعلي او بمعنى أخر اين تحدث العمليات التي تعطي قيمة مضافة.
وتترجم إجمالاً KAIZEN Gemba الى التحسين المستمر في مواقع العمل او العمليات.
ان جمبا كايزن مجموعة من الأدوات الإدارية التي تستخدم عالمياً لتجعل العمليات التي تتم داخل المؤسسة على المستوى الأول عالمياً .. أي التغيير لتصبح الأفضل عالمياً.
التحسين المستمر باستخدام كايزن
منهج التغيير باستخدام كايزن تقوم على:
التحسين المستمر بمعنى التغيير للأفضل.
هذا التغيير ينتج ويطبق في الجمبا ( موقع العمل) يرفع القدرات الإبداعية للعاملين ومشاركتهم في التغيير.
كل عمل ينفذ يمكن تحسينه وكل عملية تتم حالياً لابد وأنها تحتوي هدراً او هالكاً ( waste ) وتقليل او التخلص من هذا الهدر ينتج قيمة مضافة للعملية وللعميل المستفيد من ناتجها.
التغيير باستخدام كايزن:-
تعد فكرة التخلص من الهدر في العمليات هي المحور الرئيسي للتغيير من خلال كايزن
ولذلك تعتبر كايزن عملية تحسين دائمة:
تتميز بالتأثير الواضح Significant large
تركز على الأماكن الأهم استراتيجياStrategically important areas
تحقق نتائج سريعة Speedily Achieved
وتحافظ على استمراريتها Sustainable
اساس كايزن
اي نشاط = عمل مفيد + عمل غير مفيد
اي عملية = عمل + مودا ( Muda )
مودا (Muda) كلمة يابانية تعني الأعمال الغير مفيدة أي التي لا تعطي قيمة مضافة.
كايزن تركز على مهاجمة كل ( مودا) موجودة في ( جمبا) أي تركز علي مهاجمة كل عمل غير مفيد في موقع العمل أي تقاوم الهدر بأنواعه .
نتائج تطبيق كايزن
50:70% تقليل في زمن التشغيل
20:40% زيادة في الكفاءة
20:40% توفير في التكلفة
40:60% تقليل للأخطاء
50% تقليل في المساحة المستخدمة
تحسن ملموس في معنويات العاملين
تمكين الموارد البشرية
اكتشاف قدرات وإمكانيات جديدة
نظرية التغيير باستخدام كايزن
تطبيق كايزن يتضمن عناصر تقنية واجتماعية
ان هدف التغيير باستخدام كايزن هو التخلص من الهدر او الفاقد في العمليات قدر الإمكان مما يؤدي بالتالي لتحسن زمن العملية وتكلفتها وجودتها وهذا هو الجانب التقني في العملية
الجانب الاجتماعي في كايزن يتضمن التغيير في ثقافة العاملين والمؤسسة من خلال التعلم واعتبار انشطة التعلم جزء اساسي في فلسفة كايزن حيث يتعلم الفرد كيف يحدد أهدافه ويصل اليها بنفسه.
كايزن يساعد على خلق بيئة قيادية متفاعلة مع النتائج وترغب في صنع التغيير مهما كلف الأمر من جهد .
مؤسسات القطاع العام تفتقد طعم العمل بروح الفريق وبالتالي فإن (كايزن) سيساعد على جعل هذه الروح محببة إلى الجميع.
معنى التكلفة للإنتاجية والهدر في القطاع الخدماتي غير واضحة للكثير من المؤسسات وبالتالي ممكن أن يكون لكايزن دور واضح في صنع هذه الثقافة.
كايزن ممكن أن يقلل من ( المناوشات والاختلافات ) التي تنتج بين الطبقات الإدارية وبالتالي يساعد أيضا على تكوين أسس الإبداع في مرحلة متقدمة بعد التخصيص .
اقتراحات لإدارة التغيير في المؤسسات العربية :-
ان مفهوم وتطبيقات كايزن يمكن ان تستخدم في أي مرحلة من مراحل عمر أي مؤسسة أي كان نوعها لأنها تقوم على مبدأ ان هناك فرصة دائماً للتحسن والتطوير .
المشكلة في التغيير هي تغيير أفكار مسئولي الإدارة العليا لأي مؤسسة عن التغيير.
إن معظم المديرين يسعون للعلاج المؤقت للمشاكل أو الحلول السهلة التي تنتج نتائج مبهرة وسريعة ولا يستطيعون رؤية أهمية التركيز على زيادة اعتمادية العملية من خلال التقييس والتحسينات الصغيرة المتراكمة.
اقتناع والتزام الإدارة العليا بالتغيير هو السر خلف نجاح أي تغيير لأنهم المثل والقدوة لباقي العاملين فهم من يضع الأهداف والاستراتيجيات وهم من يوفر الموارد للتحسين.
التركيز على مواقع العمل الفعلية التي تكون فيها العمليات ذات القيمة المضافة للعملاء والمستفيدون احد مفاتيح نجاح التغيير والتطوير في اي مؤسسة.
لابد من وجود رؤية واضحة لعملية التغيير وتفهم ما هو مطلوب لنجاح هذه العملية.
لابد من مشاركة العاملين في كل المستويات في عملية التغيير وخلق الرغبة داخلهم في التغيير للأفضل.
تغيير ثقافة العمل داخل المؤسسة بترك اللوم والنقد والبحث دائماً عن حلول تمنع تكرار المشاكل.
أبدأ بالعمليات التي يمكن التعامل معها بسهولة لتحقيق نتائج سريعة تسهل قبول التغيير وتدعم التطوير وتذكر ان كل عملية يمكن تحسينها.
يجب التركيز على تحسين ظروف العمل وأي عوامل ممكن ان تدعم عملية التغيير.
التغيير سيأخذ وقته فتحلى بالصبر.
