هندسة العمليات الادارية 3

الطبيعة الواحدة والمتقاربة .
@- اشتراك الموظف في اتخاذ القرارات المتعلقة بالوظيفة فهو لم يعد مجرد منفذ ولكنه مشارك ومسئول
@- تقليل المركزية وتقليل الإجراءات اللازمة للعمل (مثل قيام الإدارة المعينة بشراء احتياجاتها السريعة بدلاً من مخاطبة إدارة المشتريات) .
@- تعدد خصائص العمليات حيث أصبح الإنتاج والخدمات متعددة المواصفات حتى تتناسب مع الأسواق المختلفة ومتطلبات العملاء .
@- استخدام أسلوب فرق العمل لتنفيذ عملية كاملة وقد تكون فرق العمليات دائمة أو مؤقتة .
@- توسيع صلاحيات الموظف وكأنه مستقل في وظيفته ومن ثم تخفيف إجراءات الرقابة والاتجاه نحو الرقابة الذاتية .
@- تحول إعداد الموظف من مجرد التدريب إلى التعلم والنمو والصقل وتوسيع المدارك .
فوائد ونتائج وتغييرات الهندرة
إن الهندرة هي إعادة التفكير المبدئي والأساسي وإعادة تصميم نظم العمل وإعادة هندسة إدارة الأعمال بصفة جذرية وذلك من اجل تحقيق تحسينات جوهرية فائقة في معايير الأداء الحاسم مثل التكلفة والجودة والخدمة والسرعة والإتقان وذلك باستخدام تكنولوجيا المعلومات المتطورة كعامل تمكين أساسي يسمح للمؤسسات والشركات بإعادة هندسة نظم أعمالها .
ويرتكز هذا المدخل والمبدأ على مفهوم العملية التي تعني مجموعة من الإجراءات والأنشطة المتكاملة التي ينتج عنها شيء ما له قيمة للمواطن والزبون والمستفيد والمتعامل مع الشركة وهي تحقق الفوائد التالية : - تغيير وحدات العمل من الأقسام إلى الفرق العملية .
- تغيير الأعمال من المهام البسيطة إلى الأعمال ذات الإبعاد المتعددة .
- تغيير دور الفرد من المراقب إلى الداعم .
- تغيير العمل من التدريب إلى الثقافة .
- تركز مقاييس الأداء من النشاط إلى النتائج .
- تغيير معيار التقدم من الأداء إلى القدرة .
- تغيير القيم من قيم وقائية إلى قيم إنتاجية .
- تغيير المدراء من مشرفين إلى مدربين .
- تغيير الهيكل التنظيمي من هرمي تراتبي إلى مستوي .
عناصر الهندرة
كما هو واضح من التعاريف التي أوردناها فإن عناصر الهندرة هي التالية :
1 ـ أن يكون التغيير أساسي
الهندرة لا تشمل الطرق والأساليب الإدارية المستخدمة فقط بل تتجاوزها إلى الأعمال نفسها والفرضيات التي تبنى عليها تلك الأعمال ، من أمثلة الأسئلة التي تطرح :- لماذا نقوم بالأعمال التي نقوم بها ؟ ولماذا نتبع هذا الأسلوب من العمل ؟ هل ما نقوم به ذو قيمة مضافة تساعد في تحقيق رسالة وأهداف الشركة ؟ وغيرها من الأسئلة التي تضع الفرضيات التي بنيت عليها الأعمال محل التساؤل ، بحيث تدفع العاملين إلى إعادة النظر في هذه الفرضيات .
2 ـ أن يكون التغيير جذري
الهندرة تهدف إلى تغير جذري له قيمة ومعنى ولا يكون تغييراً سطحياً أي تحسين وتطوير ما هو موجود ، والتغيير الجذري يعني إعادة بناء ما هو قائم بحيث يتناسب مع المتطلبات الحالية والمستقبلية لتحقيق أهداف الشركة .
3 ـ أن تكون النتائج جوهرية وضخمة
تهدف الهندرة إلى تحقيق نتائج جوهرية ضخمة بمعنى أنه لا يقتصر عملها على التحسين والتطوير النسبي والشكلي في الأداء والذي في الغالب يكون تدرجياً .
4 ـ أن يكون التغيير في العمليات
يكون التركيز في الهندرة على تحليل وإعادة بناء العمليات الإدارية وليس على الهياكل التنظيمية ومهام الإدارات أو الأقسام أو المسئوليات الوظيفية فالعملية الإدارية هي نفسها محور التركيز والبحث وليس الأشخاص والإدارات والأقسام .
5 ـ أن يعتمد التغيير على تقنية المعلومات
الهندرة تعتمد على الاستثمار في تقنية المعلومات واستخدام هذه التقنية بشكل فعال بحيث يتم توظيفها للتغير الجذري الذي يحقق أسلوباً إبداعياً في طرق وأساليب تنفيذ العمل وليس للآلة التي تهدف إلى توفير الوقت .
6 ـ أن يعتمد التغيير على التفكير الاستقرائي وليس الإستنتاجي
الهندرة تعتمد على الاستقراء والذي يتمثل في البحث عن فرص التطوير والتغيير قبل بروز المشاكل التي تدعو إلى التغيير والتطوير ، لا على التفكير الاستنتاجي والذي يتمثل في الانتظار حتى ظهور المشكلة تم يعمل على تحليلها والبحث عن حلول مناسبة لها .
مبادئ الهندرة :
- التنظيم على أساس النتائج وليس المهام .
- معرفة الأشخاص الذين يستعملون مخرجات العملية .
- تصنيف عمل استثمار المعلومات إلى الأعمال الحقيقية التي تنتج المعلومات .
- التعامل مع الموارد في كل أنحاء الشركة .
- إعادة النظر بكل الأنشطة مهما صغر حجمها من المدخل حتى وصول الخدمة إلى المواطن .
- وضع نقطة القرار حيث ينجز العمل .
- الحصول على المعلومات من المصدر المناسب .
- معرفة نقاط الضعف من الجذور .
مفاهيم الهندرة :
- إعادة التفكير في العمل .
- اشتراك شبكات الحاسب الآلي في قواعد المعلومات المركزية .
- معالجة المعلومات في موقع مستخدميها .
- جعل المواطنين والعملاء جزء من نظام المعلومات الالكتروني .
- الخدمة الذاتية .
- تمكين المستفيد من الخدمة والحصول عليها بنفسه .
- الاحتفاظ بعدد مناسب من الموارد البشرية .
- الاحتفاظ بالموظفين الأقل تكلفة والأعلى كفاءة .
- تقديم الرعاية الصحية .
- إقامة فرق تنمية وتطوير ذات تخصصات شاملة .
- الاستغناء قدر الإمكان عن العمل الورقي .
- الاستغناء قدر الإمكان عن المكاتب .
- الاستغناء عن القيود الرقابية .
- الاستخدام الفعال لشبكة الاتصالات بدلاً من السفر والتنقل .
- وضع آلية لكشف الأخطاء ومراقبة الحالات الاستثنائية في نظام المعلومات .
- تفويض السلطة إلى الفرد المسؤول عن انجاز العمل .
- الاهتمام الدائم بطلبات الزبائن وأراء المواطنين .
أهداف الهندرة :
إن الشركة التي تسعى إلى تطبيق عملية الهندرة بشكل علمي وسليم يمكنها أن تحقق الأهداف التالية :
ـ تحقيق تغيير جذري في الأداء : تهدف الهندرة إلى إحداث تغيير جذري في الأداء والذي يتمثل في تغيير أسلوب وأدوات العمل ، ويتم ذلك من خلال تمكين كافة العاملين في الشركة بأداء الأعمال الصحيحة والمفيدة ، آي انه يتم استخدام أحد قواعد الفكر الإبداعي وهي قاعدة الخروج من الصندوق والتي تدعو العاملين إلى الإبداع في أعمالهم والتخلص من قيود التكرارية والرقابة والنظر إلى الأمور المحيطة بأعمالهم بنظرة شمولية تساعد على تفجير الطاقات الإبداعية الكامنة لدى كل عامل منهم .
ـ التركيز على العملاء : الهندرة تهدف إلى توجيه الشركة للتركيز على متطلبات العملاء من خلال تحديد احتياجاتهم والعمل على تحقيق رغباتهم .
ـ السرعة : الهندرة تهدف إلى تمكين الشركة من أداء أعمالها بسرعة عالية وذلك من خلال توفر المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات وتسهيل عملية الحصول عليها .
ـ الجودة : تهدف الهندرة إلى تحسين جودة الخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركة لتتناسب مع رغبات واحتياجات العملاء .
ـ تخفيض التكلفة : تخفيض التكلفة هو أحد أهداف الهندرة ويتم ذلك من خلال إلغاء العمليات الغير ضرورية والتركيز على العمليات ذات القيمة المضافة .
إذن الهندرة هي وسيلة إدارية منهجية تقوم على إعادة البناء التنظيمي من جذوره وتعتمد على إعادة هيكلة وتصميم العمليات الإدارية بهدف تحقيق تطوير جوهري وطموح في أداء منظمات الأعمال يكفل تحقيق الأمور التالية :
- سرعة الأداء .
- تخفيض التكلفة .
- جودة المنتج .
- تبدأ من نقطة الصفر .
- تركز على العمليات الإدارية .
- تهتم بالنتائج وتركز على حاجة العميل .
- تقوم على هيكلة العمل على أساس العملية ككل .
- تبدأ من التشكيك في مشروعية العملية الإدارية وضرورة بقائها أصلاً .
- تقوم على نقد أنشطة الرقابة والمراجعة بصورتها التقليدية الضخمة .
- تطور بيئة إدارية تعتمد على العمليات .
- تتميز بطموحاتها الفائقة حيث يلاحظ على مفاهيمها التركيز على عبارات مثل: "التغيير الجذري"، "تحسينات جوهرية"، "بناء أساسي"، "إعادة تصميم كلي" ... الخ
النقاط الرئيسية لتطبيق عملية الهندرة :
إن تطبيق عملية الهندرة داخل الشركة يعد خطوة مهمة جداً لتطوير المنظمة ، وتوجد عدة نقاط يجب أخذها بعين الاعتبار لنجاح عملية الهندرة والحصول على النتائج المرجوة من تطبيقها ومن أبرزها الآتي
- أن تكون عملية الهندرة مدعومة دعماً غير محدود من قبل الإدارة العليا للشركة .
- يجب عدم إهمال تقاليد وعادات العمل داخل الشركة .
- تحديد المدة الزمنية لتنفيذ عملية الهندرة والالتزام بها .
- إشراك كافة العاملين في الشركة بعملية الهندرة والعمل على تدريبهم .
- أن تخدم عملية الهندرة الأهداف والخطط الإستراتيجية للشركة .
- أن تكون قيادة عملية الهندرة من داخل الشركة وليس من خارجها .
عوامل فشل عملية الهندرة
أن نجاح عملية الهندرة يعتمد على تشخيص الخطأ وتجنبه ، والأخطاء تكون موجودة دائما ًوبانتظار من يقع فيها وأكثر الأخطاء تكون بسبب الآتي :
- محاولة إصلاح العمليات بدلاً من تغييرها جذرياً وإعادة تكوينها .
- عدم التركيز على العمليات ، عدم اختيار العملية التي سيتم هندرتها بالشروط والأسس التي وضعت لذلك(مثل الأكثر تأثيراً على العملاء، الأكثر تكلفة، الأعقد إجراءاً، ... الخ) بل تم اختيارها بطرق عشوائية مما يؤدي إلى الفشل الذريع لمشروع الهندرة .
- تجاهل قيم ومفاهيم العاملين ، حيث تتطلب إعادة الهندسة إعادة تشكيل المفاهيم وتكوين اتجاهات العاملين .
- الاكتفاء بالنتائج والنجاحات المتواضعة .
- التراجع المبكر عن عملية الهندرة .
- تكليف أشخاص لا يعرفون الهندرة ولا يستوعبونها وغياب العقلية القيادية اللازمة لقيادة فريق إعادة الهندسة وتوجيه جهوده .
- تحديد موارد محددة لعلمية الهندرة وعدم تخصيص الموارد الكافية للعملية (المال، الوقت، الأفراد...).
- إطالة تطبيق عملية الهندرة ، أكثر ما يؤدي إلى فشل مشاريع الهندرة في تحقيق أهدافها وتحقيق الرؤيا المستقبلية التي تم وضعها هو استغراق الكثير من الوقت وضياع كثير من الجهد في دراسة وتحليل العملية الحالية مما يؤدي إلى عدم مقدرة