إن الفكر الإداري يعتبر المحرك الرئيسي داخل المؤسسات بكافة أشكالها فبدون هذا الفكر لا يمكن لأي مؤسسة تحقيق الأهداف المرجوة منها . ولكن كيف لمثل هذه الأهداف أن تتحقق إلا في وجود الفكر الإداري المنسق والذي يتمثل في شخصية المدير ومن يتبعه من منفذي القرارات. وهكذا فإن مفهوم الإدارة يتلخص في الآتي :
الإدارة «علم - مهارة - فن»
علــم : حيث إن الفكر الإداري والمدير الناجح لابد وأن ترتكز خبرته على العلم ومدى استفادته من الدراسات التي مرت عليه في مجالات العمل المختلفة ولا يمكن للإدارة أن تنشط بدون إتباع الأساليب العلمية.
مهـارة: لأن العملية الإدارية ودور المدير يمثلان حجر الزاوية في تقدم المؤسسات بكافة أشكالها ولابد أن يتوافر العديد من المهارات داخل شخصية المدير حتى يتمكن من استغلال كل الموارد المتاحة بالعملية الإدارية.
فــن: وتتمثل هذه الصفة في قدرة المدير على استغلال ما لديه من علم وخبرات عملية ومهارات شخصية في مجالات العمل المختلفة لتحقيق أهداف المؤسسة وقدرته على نقل ما لديه من خبرات إلى الآخرين مما يساعد على تحسين الأداء وتحقيق أهداف المؤسسة.
المدير الفعال:
يمثل المدير أحد الأركان الأساسية في المؤسسة وعاملاً مهماً يؤثر في نجاحها أو فشلها فلا تقتصرمسئوليته على التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة فحسب بل تتعداها ليكون مسئولاً عن التطور التنظيمي واتخاذ القرارات .
وتتضح أهمية الدور الذي يقوم به المدير وأهمية اختيار المدير المناسب (الفعال) في أنه مسئول عن الوظائف والأنشطة التالية:
المدير مخططاً:
تتمثل الوظيفة التخطيطية للمدير في قيامه بالتخطيط للمستقبل للتعرف على أبعاده والقوى المؤثرة فيه والمبادرة بوضع صورة لمستقبل المؤسسة
وعندما يمارس المدير الوظيفة التخطيطية فإنه يحدد:
1- الأهداف التي تسعى المؤسسة لتحقيقها مستقبلاً.
2- الأساليب المناسبة لبلوغ الأهداف أو البديل المناسب لتحقيقها.
3- الموارد المادية والبشرية اللازمة لبلوغ الهدف طبقاً للأسلوب الذي وقع الاختيار عليه.
4- البرنامج الزمني للتنفيذ أي تقدير مسبق من جانب المدير لعنصر الزمن ووضع تصور من جانبه لمواعيد بدء التنفيذ أو الانتهاء منها بما يضمن تحقيق الهدف في حدود الوقت المتاح.
المدير منظماً:
وهو نشاط ذهني يقوم على فهم حقائق الواقع الذي يعمل فيه المدير وتشخيص العوامل المؤثرة فيه ووضع الترتيبات اللازمة لتنفيذ ما جاء في الخطة وهذه الترتيبات تضمن أن يعمل جميع الأفراد المشاركين في تنفيذ الخطة ضمن إطار متكامل بحيث تنتهي جميع الجهود إلى تحقيق الأهداف المحددة بالخطة.
وتتمثل هذه الترتيبات التنظيمية في:
- وضع هيكل تنظيمي تتحدد فيه أدوار جميع المشتركين في تنفيذ الخطة بحيث يعرف شاغل كل وظيفة موقعه على المستوى العام وعلاقاته خلال العمل واتجاهات خطوط اتصاله مع الرؤساء والمرؤسين.
- وصف الوظائف التي يشتمل عليها الهيكل التنظيمي بما يوضح الإختصاصات والمسئوليات والمهام الوظيفية المرتبطة بكل وظيفة.
وتتركز المبادئ الأساسية للتنظيم فيما يلي:
- مبدأ تقسيم العمل.
- مبدأ تحديد ووضع المسئوليات.
- مبدأ تفويض السلطة.
- مبدأ المركزية واللامركزية.
- مبدأ الإشراف.
- مبدأ التنسيق.
المدير منسقاً وموجهاً:
قيادة العمل أثناء التنفيذ هو نشاط إداري يقوم به المدير ويعتمد على تدخله في سير العمل للتعرف على مدى التزام القائمين بالتنفيذ بالمعايير ومعدلات الآداء المرتبطة بالتنفيذ.
وإذا لاحظ خروجاً عن التنفيذ فإنه يتدخل لاتخاذ ما يلزم من قرارات لحل هذه المشكلات وعليه أيضاً الاهتمام بالتنسيق الدائم بين جهود العاملين وتوجيههم للالتزام بالقرارات والتعليمات المحددة.
المدير مراقباً:
وهي وظيفة يقوم بها المدير بهدف التأكد من أن النتائج تطابق الأهداف بمعنى آخر للتأكد من أن ما تحقق فعلاً يطابق ما كان يجب أن يتحقق.
والرقابة كنشاط تشتمل على خطوات هي :
- قياس النتائج الفعلية.
- مقارنة النتائج بالأهداف أو معدلات الأداء.
- اتخاذ القرارات اللازمة لتصحيح أي انحرافات من خلال الرقابة.
المدير محفزاً:
المدير الفعال هو الذي يتفهم حاجات ورغبات ودوافع العاملين معه ومسئوليته الأساسية تكون الربط بين حاجات الفرد ورغباته واختيار الأسلوب المناسب للتحفيز.
والحافز قد يكون مادياً أو معنوياً وعلى المدير أن يستخدم الحوافز بأسلوب فعال لدفع العاملين لبذل أقصى جهد ممكن وزيادة درجة رضاهم الوظيفي.
المدير مدرباً:
تعتبر أحد مقاييس فعالية المدير هي قدرته على خلق صف ثانٍ يساعده على إدارة العمل بفعالية بل إنه يمكن القول أن المدير الفعال هو الذي إذا غاب عن العمل سار العمل بشكل ديناميكي دون ظهور أي مشكلات. وهذا لا يكون إلا من خلال التدريب المستمر والتطوير الدائم للمرؤسين وزيادة قدراتهم على مواجهة المشكلات.
المدير مصدراً للمعلومات:
من الأدوار المتعددة التي يمارسها المدير هو أنه مصدر رئيس للمعلومات وناشر لها والمعلومات هي جزء رئيسي من المهام التي يجب على المدير أن يوجه اهتمامه لها وعليه أن يضع لنفسه وعلى مستوى إدارته نظاماً فعالاً للمعلومات يتسم بالدقة والتوقيت المناسب والملائمة حتى تكون للمعلومات قيمتها الأساسية.
المدير متخذاً للقرارات:
إن درجة نجاح أو فشل أي مؤسسة تتوقف على نوعية وجودة القرارات التي يتم اتخاذها ومدى ملاءمتها للموقف وكيفية اتخاذها .
