الاتصالات ودورها في إدارة الموارد البشرية
الاتصالات ودورها في إدارة الموارد البشرية
للاتصالات دور كبير فى المنظمات، و فيما يلى نوضح بعض جوانب هذا الدور :
; انها ترتبط بالقيادة الفعالة.
; انها أداة للإبلاغ بالأوامر والتعليمات.
; انها أداة للتأثير والإقناع و التنسيق.
; انها ترتبط بدافعية و تحفيز الأفراد.
; انها أداة للتكامل و التفاعل مع البيئة المحيطة.
; انها ترتبط بتنظيم العمل داخل فرق و جماعات العمل.
; انها ترتبط بتحقيق التكامل و التنسيق بين الإدارات و الأقسام.
; المساهمة فى دراسة وحل المعوقات والمشكلات و اتخاذ القرارات .
; انها أداة لبناء العلاقات الإنسانية الطيبة بين الجميع فى محيط العمل، أداة لتنمية الروح المعنوية، تحسين و تجويد مناخ العمل.
; حيث يستخدم الإنسان الاتصالات اللفظية و غير اللفظية فى اتصالاته و تعامله و تفاعله مع الآخرين للتعبير عن المعاني و الأفكار و ......الخ و نقلها للآخرين، فهى اداة تبادل البيانات
و المعلومات.
; لايمكن أداء وظائف الإدارة عامة، التخطيط و المتابعة و تقييم الأداء خاصة بدون الاتصالات، بدونه لا تنجح أى من هذه الوظائف، فالاتصال يستخدم فى إخبار المرؤوسين بالأهداف المطلوب تحقيقها و الخطط التى وضعت و السلطات و المسئوليات التى تحددت و ...الخ، كما يستخدم الاتصال لإعلام الرؤساء بما تم و بما لم يتم من أعمال و المشكلات التى تواجه انجاز الأعمال ............الخ.
و يتمثل دور إدارة الموارد البشرية فى رفع كفاءة الإتصالات كما يلى :
إدارة نظام للإقتراحات و نظام للشكاوى، يتيحان للعاملين بالمنظمة حرية التعبير عن آرائهم.
* اختيار الأفراد المناسبين للعمل، فكلما زاد التوافق بين الفرد و العمل، كلما زادت مقدرته على تفهم مشكلات العمل و التعبير عنها، كلما زادت أمكانيات الإتصالات.
* اختيار نوع المشرفين الذين يحسنون عملية الإتصال و الإستماع للأخرين.
محاولة الكشف عن نواحى الضعف فى الإتصالات و تعويضها برسم سياسات التدريب للرؤساء و المرؤوسين.
* اجراء البحوث و الدراسات على حالة الأفراد المعنوية و سلوكهم و اتجاههم نحو المنظمة
و الإدارة و رؤسائهم المباشرين و......... الخ، مما يحسن من عملية الإتصالات.
* اصدار نشرات المعلومات و توزيعها على العاملين بالمنظمة بصفة دورية، الأمر الذى يخلق من التنظيم و اعضاؤه وحدة متكاملة.
و فيما يلى نلقى بعض الضوء على عملية الإتصالات كمدخل لتحقيق مزيد من الفاعلية للتخطيط و المتابعة و تقييم الأداء :
أولا مفهوم الاتصال:
يقصد بالاتصال إنتاج او توفير او تجميع البيانات الضرورية ونقلها وتبادلها او إذاعتها بحيث يمكن للفرد او الجماعة إحاطة الغير بأمور او إخبار او معلومات جديدة او التأثير فى سلوك الفرد او الجماعة او تغيير هذا السلوك وتوجيهه وجهة معينة.
ولذلك يمكن ان نقول ان عملية الاتصال عملية مستمرة ومتصلة وان عملية الاتصال تتم بين ويقودها ويؤثر فيها ويتأثر بها عناصر إنسانية متباينة او متطابقة الخلفية العملية او العلمية
او الاجتماعية او المصالح بالتأكيد مختلفة فى مشاعرها وأحاسيسها وادراكاتها .
و يمكن القول أيضا ان عملية الاتصال تتم لتحقيق أهداف معلنة وقد تكون خفية
ولذلك عملية الاتصال لها عناصر ومكونات تتضح بالشكل رقم (1) التالي:
شكل رقم (1) عناصر الإتصال
و كما يتضح من الشكل فان عناصر عملية الاتصال هى :
(1) المرسل : هو القائم بالإرسال ويريد مناقشة موضوع معين او دراسة مشكلة محددة
ولديه رسالة محددة يريد توصيلها لطرف او اطراف اخرين .
(2) المستقبل : وهو من يتلقى مضمون رسالة المرسل وفهمها والتصرف بناء على
فهمه وادراكه للرسالة ومن خلال خلفياته ومرجعياته المتعددة .
(3) الرسالة : وهى الافكار والمعانى وكل ما يريد المرسل ان يطمئن لوصوله للمستقبل
و فهمه وادراكه .
(4) الهدف : وهو الغرض المطلوب تحقيقه من اتمام عملية الإتصال0
(5) الوسيلة : وهى التى يتم من خلالها نقل مضمون الرسالة الى المستقبل وقد تكون
اجتماع او مقابلة او رسالة مكتوبة او اذاعة او تليفزيون او ملصقات .... وتختلف
الوسيلة باختلاف المستقبل سواء فردا او جماعة والهدف من الرسالة وظروف البيئة
المحيطة.
(6) ارجاع الأثر: من المستقبل إلى المرسل للتأكد من تحقق الهدف من عملية الإتصال0
(7) البيئة : وهى الاطار الثقافى والتشريعى والسياسى والاجتماعى و 000 الخ المحلى والدولى الذىتتم خلاله عملية الاتصال .
مع ملاحظة أنه يمكن تقسيم الإتصالات إلى عدة أنواع منها طبقا للمستوى التنظيمى أى من أعلى إلى أسفل و من أسفل إلى اعلى و فى نفس المستوى التنظيمى، طبقا لطريقة الإتصالات شفهية، تحريرية....... الخ.
ثانيا العوامل المؤثرة على ديناميكية الأتصال:
تعتبر عملية الاتصال وحدة متكاملة، و بالتالى فإن عناصر الإتصال السابق ذكرها (المرسل والرسالة و الوسيلة و المستقبل و ارجاع الأثر او الاستجابة و 000) حلقات متصلة فى سلسلة واحدة، اى ضعف بأى منها يضعف عملية الاتصال بالكامل0
ثالثا قياس كفاءة الأتصال:
يمكننا قياس كفاءة الإتصال باستخدام عدة عوامل من أهمها ما يلى:
^ سرعة او بطء نقل المحتوى المطلوب نقل.
^ إمكانية حصول طرفى الإتصال على معلومات مرتدة.
^ إمكانية تسجيل المحتوى المطلوب نقله و الإحتفاظ به للرجوع اليه عند الحاجة.
^ كثافة الأفكار و المعلومات الموجودة فى المحتوى المنقول.
^ استخدام وسائل الإتصال تتناسب مع رسمية المحتوى، اذا كان المحتوى رسمى.
^ مناسبة تكلفة عملية الإتصال مقارنة بالعوائد المتحققة منها.
و عن طريق زيادة أى من تلك العوامل تزداد كفاءة الإتصال.
رابعا الدقائق الحرجة فى الحديث:
ان تركيز المستمع لأى حديث يبدأ عالى جدا و ينخفض بدرجة ملحوظة بسرعة كبيرة مع مرور الوقت، يتبع ذلك موجات قصيرة ضعيفة من التركيز، ينتهى منحنى التركيز بازدياد كبير فى درجة التركيز فى نهاية الحديث.
لذلك يجب على المتحدث مراعاة ذلك و أعطاء كل طاقته و مهاراته للإستفادة من تركيز المستمعين فى بداية الحديث.
خامسا وسائل الأتصال:
و هى الوسائل التى يتم من خلالها نقل مضمون الرسالة الى المستقبل، و تختلف الوسيلة باختلاف المستقبل سواء فردا او جماعة والهدف من الرسالة وظروف البيئة المحيطة، تتم عملية الإتصال بعدة وسائل منها :
# المقابلة الشخص. # المكالمات التليفونية. # البرقيات.
# الخطابات و المذكرات المكتوبة0 # التقارير0 # الإجتماعات0
# مكبرات الصوت0 # الملصقات على الحائط0 # الافلام0 # المجلات و الجرائد0 # 00000
و يتم الإختيار من بين وسائل الإتصال بناء على التكلفة و السرعة و المسافة و درجة الدقة المطلوبة و درجة الأمن و السرية
سادسا معوقات الإتصال:
هناك عدة معوقات مختلفة تعوق عملية الإتصال والتى عند وجودها تحول دون اتمام الاتصال بفاعلية، وهذه المعوقات نوجزها فيما يلى:
^ معوقات خاصة بالمرسل مثل:
- عدم وضوح الهدف من الرسالة لديه.
- قصور القدرة على الصياغة الواضحة للرسالة.
- صعوبات التفاعل مع الاخرين واقامة الصلات معهم.
- انخفاض درجة الحساسية لارجاع الاثر وعموما لكى يقوم المرسل بدوره بفاعلية
عليه القيام او مراعاة الشروط الخمسة عند قيامه بعملية الاتصال وهى :
وضوح الرسالة0
كمال الرسالة0
اختصار الرسالة0
ترابط الرسالة0
صحة الرسالة0
^ معوقات خاصة بالمستقبل مثل:
- سوء التقاط الرسالة ويدخل هنا التسرع فى تأويل المقصود بالحديث وعدم التروى .
- ادراك انتقائى مفرط ... حيث ان المستقبل يركز على عناصر منتقاه وقد تكون هذه
العناصر ايجابية او سلبية .
- سوء ارجاع الاثر .
- التحيزات والاحكام المسبقة تجاه المرسل .
^ المعوقات التنظيمية مثل:
معوقات ناشئة عن حالة التنظيم الرسمى والذى لا يتيح مناخ الاتصال السليم، وذلك نتيجة ضعف قنوات الاتصال وعدم الوضوح فى العلاقات التنظيمية.
^ معوقات نابعة من سوء إختيار وسائل الإتصال مثل :
- وسيلة غير كافية 0
- وسيلة مشوشة 0
- وسيلة غير ملائمة 0
^ وجود عوائق نفسية لدى كل من المرسل و المستقبل بحاجة إلى علاج0
^ وجود اختلافات فى القيم و العادات لدى كل من المرسل و المستقبل بحاجة إلى علاج0
^ وجود اختلافات فى اللغة بين كل من المرسل و المستقبل بحاجة إلى علاج0
سابعا أنواع الاتصال:
هناك عدة أنواع للإتصالات، من أهمها ما يلى:
^ الإتصال فى اتجاه واحد من المرسل إلى المستقبل، الإتصال فى اتجاهين من المرسل إلى المستقبل و بالعكس0
^ الإتصالات الرسمية التى ترتبط بالهيكل التنظيمى الرسمى فى الجمعية، الإتصالات غير الرسميةالتى تتم نتيجة للتفاعل الاجتماعى بين الأفراد و لا ترتبط بالهيكل التنظيمى الرسمى0
^ الإتصالات الشفهية التى يتم تبادل الحديث فيها بين المرسل و المستقبل، الإتصالات الكتابية التى تتخذ الشكل الكتابى، الإتصالات الإليكترونية التى يتم تدفق الرسائل بها عبر وسائل الإتصالات
الإليكترونية مثل البريد الإليكترونى و 000الخ0
^ الإتصالات اللفظية التى تتم باستخدام اللغة سواء أكانت شفهية او كتابية او اليكترونية، الإتصالات غير اللفظية و هى الإتصالات التى تتم بغير استخدام اللغة، وفيما يلى نتعرض لها بشئ من التفصيل:
^ لماذا نهتم بالاتصال غير اللفظي:
- لأن الإتصال غير اللفظى يمثل 90% من المعانى المنقولة خلال لقاء شخصى0
- لأن عدم تطابق الرسالة اللفظية مع غير اللفظية يشكل أحد معوقات الاتصال.
- لأن التعبيرات غير اللفظية يمكن أن تكون وسيلة لتوضيح أو تأكيد الرسالة اللفظية .
- لأن التعبيرات غير اللفظية أكثر ثباتا بالذاكرة لأنها تري بالعين أو الحواس الأخرى.
- لأن التعبيرات غير اللفظية أكثر قدرة علي توصيل الاتجاهات والمشاعر.
^ أقسام الاتصال غير اللفظي:
يمكن تقسيم الاتصال غير اللفظي إلى 4 أقسام رئيسية:
- اتصال مادي، ويشمل تعبيرات الوجه، مستوي الصوت، تعبيرات و حركات الجسم0
- الإشارات، مثل الأعلام، إطلاق المدفعية 21 طلقة، البوق أو السارينة.
- الرموز، مثل استخدام رموز تدل علي المكانة الاجتماعية أو الدينية أو العلمية.
- استخدام الجماليات، مثل استعمال الموسيقى أو اللوحات الفنية.
^ مظاهر الاتصال غير اللفظي:
- اتصال ساكن استاتيكي0
- اتصال حركي ديناميكي0
و فيما يلى نستعرضهم معا بشئ من التفصيل:
() الاتصال غير اللفظي الساكن:
- الاتصال المادي يعبر عن حرارة المشاعر، مثل السلام باليد واتصال العين والربت وغيرها0
- الوقفة تعبر عن مدي الرسمية أو الودية، مثل الاعتدال الارتخاء، طي اليدين أو الرجلين.
- المسافة قرب أو بعد المسافة من الشخص الآخر تعتبر رسالة ودية في الثقافة الشرقية0
- الاتجاه، يتم الاتصال بين الأفراد وجها لوجه، أو جنبا لجنب، أو حتى بالظهر. يفضل المتعاونون الجلوس متجانبين، بينما يفضل المتنافسون التواجه.
() الاتصال غير اللفظي الحركي:
- تعبيرات الوجه مثل الابتسام والعبوس، رفع الحاجبين، التقطيب، التثاؤب، و يلاحظ أن دلالاتها واحدة في معظم الثقافات.
- الإيماء باليد، هي الأكثر استعمالا و الأقل فهما، حيث أن معانيها شديدة المحلية.
- طريقة النظر، لان اتصال العينين يعتبر من الطرق القوية في التأثير، فهي تنقل المشاعر بسهولة، كما يمكنها التعبير عن الاهتمام أو الملل.
^حاول تجنب الحركات الآتية:
الحركات الآتية تؤدي إلى توتر المستمعين و بالتالى يجب محاولة تجنبها و البعد عنها:
- اللعب بالسلسلة أو المفاتيح أو العملة النقدية.
- العبوس أو التقطيب.
- لعق الشفاه.
- تنسيق الشعر أو الملابس.
- وضع اليد في الجيب
.
^ معالم السلوك الودى و السلوك السلبى :
تتمثل معالم السلوك الودى فيما يلى :
- النظر إلى العيون 0
- المصافحة باليد0
- التحرك نحو الشخص0
- الابتسام لفترات متلاحقة0
- النظر من أعلى إلى أسفل0
- رفع الحواجب0
- الجلوس فى مواجهة الشخص الأخر0
- فتح العيون0
- اللمس الودى0
تتمثل معالم السلوك السلبى فيما يلى :
- السخرية0
- التحديق ببرود0
- العبوس0
- التثاؤب0
- النظر إلى السقف0
- التحرك مبتعدا عن الشخص الأخر0
ثامنا مهارات لازمة لكي يكون الاتصال فعال:
لكى تتم عملية الاتصال بطريقة فعالة ينبغى على المتصل التحلى بعدة مهارات هامة، منها :
(ا) مهارة الإنصات:
الإنصات هو التركيز فى المعانى التى نسمعها، و باستعراض مهارة الإنصات فى حياتنا نستخلص الحقائق التالية :
^ الإنصات لا يعنى الإستماع، فالإستماع يعنى فقط الجانب العضوى من عملية الإنصات بل لكى يتحقق الإنصات يجب ان يعقب ذلك التفسير و التقييم و الإستجابة0
^ انه يجب التعرف على أسباب او دوافع الأخرين فى الحديث او لماذا يتحدث الاخرين؟، و يمكن إيجاز هذه الأساب فى نقل المعلومات و الإقناع و التعارف و تبادل المشاعر0
^ ان الإنصات هو عملية إتصال فى المرتبة الأولى، حيث أوضحت الدراسات اننا
نقضى 80% من ساعات العمل فى عملية الإتصالات ((حديث إنصات))، منها ما لا يقل
عن 45% يقضيها المرء فى عملية الإنصات وحدها0
^ ان معظم الأفراد لا يجيدون الإنصات الفعال، حيث أثبتت الدراسات انه بعد الإنصات المستمر لمدة عشر دقائق لا يتجاوز ما سمعه و فهمه و قيمه المستمع عن نصف ما قيل تقريبا 0
^ ان إنعدام مهارة الإنصات الفعال مكلف للغاية ، حيث يترتب عليه إعادة تنفيذ الأعمال مرة اخرى
^ ان الإنصات مهارة يمكن تعلمها والتدريب عليها 0
و نحن لا نحسن الإنصات للأسباب التالية :
^ اننا نفكر بأسرع مما نتكلم بسبعة أضعاف مما يجعلنا نشتغل بأحكامنا على المتحدث
و حديثه0
^ رغبتنا فى التعبير عن أنفسنا بدلا من الإنصات 0
^ عدم الإهتمام بما يقال0
^ تشتيت الإنتباه نتيجة للضوضاء او الأحاديث الجانبية او 000 الخ0
^ عدم الإستعداد لإستقبال الرسالة 0
^ الإلتفات لمتحدث جديد أثناء الإستماع للمتحدث 0
و فيما يلى نصائح لتعلم حسن الإنصات:
^ الإستماع بكل الجوارح تطبيقا للمثل القائل كلى آذان صاغية 0
^ اعطاء المتحدث إشارات لفظية مثل نعم ، أعرف ذلك ، أفهم ما تقصد ؟ 000 الخ ،
لتساعده على الاسترسال0
^ تكرير الرسالة لاستجلاء معالمها تماما كما تفعل أجهزة التليفزيون عند إعادة بعض اللقطات المصورة 0
^ استمع إلى الرسالة التى وراء كلمات المتحدث و ليس مجرد كلماته 0
^ لخص و أنت تسمع، إستخدم كلمات أساسية لتذكرك بالنقاط الرئيسية فى الحديث،
و لا تحاول ان تتذكر كل ما قيل تماما0
^ العمل على التحلى بالأسس التالية :
- البحث عن مجالات الإهتمام 0
- الحكم على المحتوى و ليس طريقة الحديث 0
- عدم التعجل بالتقييم 0
- الإنصات إلى الأفكار0
- المرونة0
- تعمد الإنصات 0
- العمل على مقاومة التشت0
- اليقظة الدائمة0
- العمل على تدريب العقل على الإنصات0
و يمكننا تشبيه المنصت الجيد بالصياد فهو لا يكتفى بمجرد الجلوس فى انتظار وصول الرسالة اليه بل يقوم هو بالبحث فى حديث المتحدث و استخراج الرسالة0
(ب) مهارة التحدث:
لكى نحسن التحدث ينبغى علينا إعداد أنفسنا لذلك من خلال :
^ تجهيز مواد مساعدة تدعم الحديث 0
^ التدرج فى عرض الموضوع خطوة خطوة0
^ الحذر من التهكم و السخرية0
^ الإعداد الجيد لموضوع الحديث، عن طريق معرفة ما هو الموضوع الذى ستتحدث فيه؟ إلى من سوف تتحدث؟ كيف ستتحدث ؟ كيف ستقيس مدى إقتناع من أمامك بحديثك؟ 000الخ 0
^ تكوين فكرة مسبقة عن الشخص الذى ستتحدث اليه، عن طريق معرفة من هو الشخص الذى ستتحدث اليه؟ ما هى ثقافته لغته تعليمه خلفياته 000الخ؟
^ الإسترخاء الذهنى و العضلى و عدم الإنفعال0
^ إختيار الزى الملائم، حسن المظهر العام0
^ توظيف تعبيرات الوجه فى الحديث 0
^ تجنب اللعثمة، الصوت المنخفض، الإستمرار على نغمة واحدة، 000 الخ، التكلم بصوت واضح مرتفع0
^ تجنب الحركات الكثيرة المتكررة التى تشتت إنتباه المستمع0
^ توظيف الإتصال بالعين0
^ مقابلة النقد بإبتسامة ثقة0
^ تصحيح الكلمات عندما تخطئ0
^ جعل تعبيراتك مرتبطة بالموضوع الذى تتحدث عنه0
^ الطبيعية و اعطاء إنطباع الحيوية و الروح المتفائلة فى الحديث0
^ مراعاة براعة الإستهلال، عن طريق إختيار مقدمة جذابة و مشوقة لتهيئة المستمعين0
^ مراعاة براعة السرد، عن طريق المحافظة على الوقار، إستخدام لغة سهلة مفهومة، جعل الصوت طبيعيا دون إفتعال، العمل على تقطيع الحديث إلى عبارات قصيرة دون الإخلال بالمعنى، التغيير من سرعة الإلقاء، 000الخ0
(جـ) مهارة توجيه الأسئلة:
يساعدك توجيه الاسئلة الصحيحة على إكتساب ميزة إكتشاف إهتمامات مستمعيك و مشاعرهم وإحتياجاتهم مما يمكنك من التركيز على هذه العناصر عندما يحل دورك فى الحديث، و فيما يلى بعض الإرشادات لإكتساب مهارة فن توجيه الأسئلة:
^ يجب ان تكون الأسئلة قاصرة على نقطة واحدة فقط ، و ليس نقطتين او أكثر 0
^ يجب الا تقتصر على الاسئلة التى تجاب بنعم او لا حتى تضمن مشاركة مستمعيك الفعالة، بل شجعه على الكشف عن أفكاره و مشاعره بأسئلة تبدأ بأداة إستفهام مثل من؟ متى ؟ لماذا؟00 الخ 0
^ يجب الا تكون الأسئلة موحية بالإجابة حتى يمكن الحصول على معلومات موضوعية غير متحيزة، فسؤال مثل لماذا تعتقد ان هذا الحل جيد؟ يستفسر فقط عن النقاط الجيدة مهملا النقاط السيئة ان وجدت لأنك لم تطلبها فى سؤالك؟0
^ يجب الا تكشف الأسئلة عن هدفك، فعندما تحتاج إلى معلومات صحيحة لا توجه أسئلة مباشرة تكشف عما تبحث عنه0
^ يجب ان تكون الأسئلة قصيرة بشكل يكفى لفهمها و دقة الإجابة عليها، فخطورة السؤال الطويل ان المستمع قد لا يتذكر كل كلماته و بالتالى لن يجيب عليه بدقة0
(د) مهارة الرد على الأسئلة:
فيما يلى بعض الإرشادات لإكتساب مهارة فن الرد على الأسئلة:
^ لا تسخر ممن سأل السؤال و لا تنتقده0
^ لا تقاطع من يسأل و انتظر حتى ينتهى من سؤاله0
^ لا تجب بأنك ذكرت الإجابة من قبل فى حديثك0
^ لا تختلق اجابات غير مناسبة0
^ تعامل مع كل سؤال بإهتمام0
^ استخدم وسيلة ايضاح اذا كان ذلك مفيدا0
^ لا تتعامل مع الأسئلة بحساسية او بطريقة دفاعية0
^ اجب على السؤال فى اطار الموضوع0
^ توقع الأسئلة الممكنة و جهز ردود لها0
^ اجب على النقاط المسئول عنها فى السؤال و لا تتطرق لنواحى اخرى0
(هـ) مهارة التعامل مع الاعتراضات:
لكى نحسن التعامل مع الإعتراضات ينبغى علينا مراعاة ما يلى :
^ توقع الإعتراضات و جهز ردود مبدئية لها0
^ اعتذر اذا كنت مخطئ0
^ ابدأ بنقاط الاتفاق ثم انطلق منها إلى نقاط الإختلاف0
^ تحدث باختصار لأنه كلما طالت المناقشة كلما زادت احتمالات خطائك0
^ لا تنهى الرد بتواصل العين مع صاحب الإعتراض حتى لا يستمر فى المناقشة0
(و) مهارة استخدام المعينات السمعية و البصرية:
ان الوظيفة الأساسية للمعينات السمع / بصرية هى المساعدة على إسترجاع المعارف و الخبرات والمهارات السابقة، وإعداد و تهيئة ذهن المستمع لتلقى معارف وخبرات ومهارات جديدة تمكنه من
تنمية ثروته العقلية من المفاهيم والمعانى، و فيما يلى بعض الإرشادات لإكتساب مهارة إستخدام المعينات السمعية / البصرية:
^ الإقتصاد فى إستخدام المعينات السمع / بصرية 0
^ التركيز على إستخدام المعينات البصرية فى عرض الصور و الأشكال 0
^ عرض نقطة رئيسية واحدة فى المرة الواحدة0
^ استخدم المعينات البصرية الكبيرة سهلة الرؤية 0
^ إستخدم المعينات البصرية الجذابة 0
^ التركيز على البساطة و الوضوح 0
^ المرونة أى إختيار المعينات السمع / بصرية التى يمكن تطويرها و تعديلها عند الضرورة0
^ تناسق الألوان و التصميمات 0
(ز) مهارة العرض و التقديم:
لكى نحسن العرض والتقديم ينبغى علينا مراعاة النصائح التالية:
^ قبل التقديم:
- التخطيط للعرض و التقديم0
- معرفة الهدف من العرض و التقديم و التحمس له0
- تهيئة مناخ العرض0
^ أثناء التقديم:
- التفكير أولا ثم الكلام ثانيا0
- استخدام لغة مشتركة مع المستمعين0
- التحديد فى عرض الهدف0
- استخدام تسلسل منطقى0
- الاستجابة لانفعالات الآخرين0
- التأكد من قبول المستمعين للفكرة المعروضة قبل الانتقال للفكرة الأخرى0
^ بعد التقديم :
- محاولة الحصول على تغذية مرتدة فى صورة أسئلة او استفسارات0
- محاولة اكتشاف التغيير الذى حدث فى المجموعة نتيجة العرض0
(ط) مهارة التعامل مع الأنماط المختلفة من الأفراد فى أثناء الأحاديث الجماعية :
^ غير المتعاون، و يتم التعامل معه من خلال :
- محاولة إكتشاف الأسباب وراء ذلك، مثل عدم الإستيعاب و خلافه 0
- مناقشة الأمور بصراحة للوصول إلى حل للمشكلة 0
- عدم محاولة الضغط لكسر المقاومة بل التعرف على المشاكل و التعامل من خلالها
^ الذى يسرح بعيدا، و يتم التعامل معه من خلال :
- مقاطعته بأسئلة سهلة مباشرة0
- طلب رأيه فى النقطة الأخيرة التى تم الاتفاق عليها0
- عدم السخرية منه0
^ الظريف، و يتم التعامل معه من خلال :
- الإستفادة من مساعدته فى النقاش0
- شكره على ما يقدمه من أراء0
- عدم السخرية منه0
^ المعترض دائما، و يتم التعامل معه من خلال :
- الهدوء فى التعامل معه0
- عدم الإنفعال0
- محاولة فهم أسباب اعتراضه و التعامل مع تلك الأسباب0
- محاولة استخلاص الجوانب الطيبة من تدخلاته و اعتراضاته0
^ المتعالى، و يتم التعامل معه من خلال :
- مدحه و لكن دون تملق0
- عدم استشارته و خدش حيائه0
- عدم نقده عندما يخطئ0
- اذا كان كلامه خطأ عدله باستخدام كلمات مهذبة مثل نعم و لكن و 0000
^ العنيد، و يتم التعامل معه من خلال :
- جذبه للموضوع0
- الاستفادة من خبراته0
- معاملته بلباقة0
- عدم استشارته و خدش حيائه0
- عدم نقده عندما يخطئ0
- اذا كان كلامه خطأ عدله باستخدام كلمات مهذبة مثل نعم و لكن و 0000
^ الخجول، و يتم التعامل معه من خلال :
- تركيز المرشد عينيه عليه عندما يوجه اليه سؤال 0
- محاولة زيادة ثقته نفسه0
- عدم احراجه او خدش حياءه امام الأخرين0
- محاولة توجيه الأسئلة المباشرة إليه0
- الطلب منه ابداء رأيه الشخصي بالمشكلة المطروحة.
- ابداء الاعجاب بخبرته دون مبالغة.
^ الذى لا يمكنه التعبير عما يريد، و يتم التعامل معه من خلال :
- مساعدته على عرض أفكاره بوضوح0
- قيام المرشد بإعادة صياغة ما يقول بأسلوبه 0
- تجنب السخرية منه و نقده0
^ الذى يبدى عدائه الواضح للمتحدث، و يتم التعامل معه من خلال :
- عدم الوقوع فى مصيدة الجدل الشخصى معه 0
- تشجيع المجموعة على التعامل معهم 0
- استخدام المتحدث مداخل متنوعة لما يعرضه من موضوعات 0
^ الأحاديث الجانبية ، و يتم التعامل معها من خلال :
- توقف المتحدث عن الحديث و الإنتظار حتى تنتهى الأحاديث الجانبية0
- وقوف المتحدث خلف الذين يتحدثون أحاديث جانبية0
- تكليف المتحدث لأحد أطراف ذلك الحديث بمهمة معينة 0
- توجيه المتحدث سؤال مباشر لأحد أطراف ذلك الحديث 0
- الامتناع عن احراج المتحدثين0
- توجيه سؤال سهل للذين يتحدثون أو اعادة الفكرة وسؤاله عن رأيهم بها.
^ مجموعة تعارض كل ما يوافق عليه باقى المستمعين، و يتم التعامل معها من خلال :
- إعادة صياغة أفكارهم و ارائهم لتبدو أكثر إتفاقا مع باقى الأفراد0
- السماح لباقى الأفراد بمناقشتهم و محاولة إقناعهم 0
- تشجيعهم على الحديث فقط عندما تتفق أرائهم مع باقى الأفراد0
- مواجهة الرفض بايجابية وليونة أنت على حق ولكن علينا أن 000000
- تأجيل المناقشة حتى ما بعد انتهاء الجلسة (على انفراد)0
- التحجج بضيق الوقت وضرورة الانتقال إلى القسم التالي من الجلسة.
^ خلاف بين أثنين من الأفراد، و يتم التعامل معهما من خلال :
- مقاطعتهما بسؤال مباشر يتعلق بالموضوع 0
- إشراك فرد ثالث معهم فى الحديث 0
- إخبارهما بأن عليهما مناقشة المشكلات الشخصية خارج القاعة 0
^ ثرثار، و يتم التعامل معه من خلال :
- مقاطعة المتحدث له، و طلب قيامه بتلخيص ما يقول0
- عدم تركيز المتحدث نظره عليه و تجاهله لتعليقاته0
- اظهار شئ من القلق له كالنظر فى الساعة من حين إلى أخر0
- الامتناع عن احراجه أو مهاجمته بتهكم لأننا قد نحتاج لمهارته لاحقا.
- التخفيف من كلامه عبر توجيه بعض الأسئلة الصعبة اليه.
- مقاطعته بالقول أن ما يقولونه يستدعي الاهتمام لذلك سنسأل الباقون عن رأيهم بأقوالهم.
- تجنب النظر إليه مباشرة حتى لا يفهم ذلك على أنه إشارة ليبدأ بالكلام من جديد.
- تجنب النقاش الحاد وعدم تحويله إلى نقاش شخصي.
- منع التناقض بين التعابير اللفظية والتعابير غير اللفظية.
- جعل الرسالة واضحة تتناسب والفئة المستهدفة.
- الابتعاد عن العموميات وتحديد الأفكار.
- تقليل التشويش من قبل الحاضرين والعوامل الخارجية.
- تكرار وإعادة المعلومات كلما دعت الحاجة ولكن دون مبالغة.
- تحقيق تواصل العينين مع الفئة المستهدفة للحفاظ على اهتمامها.
(ى) مهارات أخرى:
^ مهارة الكتابة :
اى الكتابة الموضوعية الدقيقة غير ذات الأخطاء الفاحشة فى النحو و الهجاء و الإملاء0
^ مهارة القراءة :
وهى مهارة هامة جدا خاصة بالنسبة للأفراد الذين عليهم قراءة العشرات من الخطابات
و المذكرات و التقارير و 000 الخ يوميا0
^ مهارة التفكير:
التى تعتبر فى معظم الأوقات سابقة او ملازمة او لاحقة لكل عملية إتصال0
^ مهارة الإقناع:
التى تعتبر سر النجاح فى حياتنا العامة و الخاصة، و هى تشتمل على العديد من المهارات الفرعية مثل : مهارة التحليل ، مهارة العرض ، مهارة التنظيم ،0000
و يمكن تعريف الإقناع بأنه "الجهد المنظم المدروس الذي يستخدم وسائل مختلفة للتأثير على آراء الآخرين وأفكارهم بحيث يجعلهم يقبلون ويوافقون على وجهة النظر في موضوعٍ معين، وذلك من خلال المعرفة النفسية والاجتماعية لذلك الجمهور المستهدف "، كما يعرف بأنه "عمليات فكرية وشكلية يحاول فيها أحد الطرفين التأثير على الآخر وإخضاعه لفكرة ما"، ويعرّف أيضاً بـأنه
"استخدام الإنسان للألفاظ والكلمات والإرشادات وكل ما يحمل معنى عاماً لبناء الاتجاهات والتصرفات أو تغييرها ".
المادة العلمية مقدمة من مركز بداية فى اطار المنحة التدريبية عن تنمية الموارد البشرية
