فنيات كتابة تقارير المراجعة الخارجية لمؤسسات التعليم قبل الجامعى

[جمال سعد محمد]

السادة الزملاء المراجعين الخارجيين بالهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد ، نقدم لكم هنا تلخيصا لكتاب هام من إصدارات الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد وهو كتاب فنيات كتابة تقارير
المراجعة الخارجية لمؤسسات التعليم قبل الجامعى
ويضم عدد 421 صفحة وهو موجود فى اصدارات الهيئة على هذا الرابط :
http://www.naqaae.eg/main/ebooks/pre/report-w-tech/
وأهمية عرضنا لهذا الكتاب من باب التنمية المهنية لنا جميعاً
ونأمل من السادة الزملاء المراجعين مساعدتنا فى وضع التلخيص هنا للاستفادة


وبسم الله الرحمن الرحيم نبدأ
تقديم
تعد التنمية المهنية أحد المرتكزات الأساسية لتحقيق التنمية البشرية، لكونه يهتم بالعنصر البشري، الذي يُعد من أفضل الاستثمارات التي تساعد المؤسسات -على اختلاف أنواعها - وتدفعها نحو تحقيق أهدافها بصورة فعالة. وتأتى أهمية تدريب المراجعين الخارجيين على المهارات والمعارف التي تمكنهم من تقويم مدى تحقيق المؤسسة التعليمية متطلبات معايير الجودة والاعتماد، فضلاً عن إكسابهم أساليب معارف وطرق وإجراءات عمل، لتحسين ممارساتهم المهنية.
ومن هذا المنطلق، يسر الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد أن تقوم بإصدار مجموعة من الأدلة التدريبية تستهدف التنمية المستدامة للموارد البشرية لمنظومة اعتماد مؤسسات التعليم قبل الجامعي في جمهورية مصر العربية، وقد حرصت الهيئة أن تتميز هذه الأدلة بالشمولية لسد الاحتياجات التدريبية الملحة جراء التغذية الراجعة المستمرة الناتجة عن عمليات المراجعة الخارجية، والاستجابة لردود الأفعال المتعلقة بتنفيذها، واستجابة للمستجدات، حيث تعتبر هذه الأدلة مرشداً للتنمية الذاتية لمهارات وقدرات المراجعين الخارجيين لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.

وما التوفيق إلا من عند الله سبحانه وتعالى

أ.د. مجدي عبد الوهاب قاسم

رئيس مجلس إدارة الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد

[جمال سعد محمد]

فهرس

م	الموضوع	الصفحة
	القسم الأول: ماهية التقارير واهدافها وخصائصها	9-28
1	القسم الثانى: اسس ومبادىء كتابة تقرير المراجعة الخارجية	29-34
2	القسم الثالث: انواع تقارير المراجعة الخارجية	35-52
3	القسم الرابع: صياغة تقرير المراجعة الخارجية	53-106
4	انشطة اضافية	107-184
5	القسم الخامس: اعداد تقرير المراجعة الخارجية	185-200
6	انشطة اضافية	201-230
7	القسم السادس: اكتب تقرير	231-411

[جمال سعد محمد]

فنيات كتابة التقرير
الاهداف:

1. تتعرف اسس ومبادىء كتابة تقرير المراجعة الخارجية الجيد.
2. تستنتج الاعتبارات التى ينبغى مراعاتها في كتابه تقرير المراجعة الخارجية.
3. تتجنب الأخطاء الشائعة فى كتابة التقارير.
4. تقوم تقرير المراجعة الخارجية لمؤسسة تعليمية.
5. تكتب ملخصاً لتقرير المراجعة الخارجية.
6. تقيم ملخص تقرير المراجعة الخارجية.
7. تقوم باستيفاء اداة المراجع الخارجى لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.
8. تعد تقرير للمراجعة الخارجية فى ضوء الادلة والشواهد.

[جمال سعد محمد]

القسم الأول:
ماهية التقارير واهدافها وخصائصها
أهمية التقارير

تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات في كافة المجالات، التي يمكن أن يدخل فيها الموضوع الذي يتناوله التقرير.كما تعتمد كثير من المؤسسات عند اتخاذ قراراتهم على المعلومات التي تتضمنها التقارير المرفوعة إليهم, وتعتبر التقارير بمثابة سجلات تحفظ بها المعلومات للسنوات المستقبلية حيث يمكن استرجاع المعلومات منها .
ويمكن تلخيص أهمية التقارير بشكل عام في ما يلي:
1- توثيق الوضع الراهن.
2- التعريف بكيفية سير العمل.
3- تساعد في إمكانية تقويم وتحسين وتطوير الأداء و اتخاذ القرار.
4- تساعد في ضبط المهام والمسئوليات.
5- التعرف على مدى تحقيق الأهداف.
6- التعرف على مدى جودة الأداء.
7- وسيلة لنقل المعلومات بين المعنيين.

أنواع التقارير

• من حيث الزمن:

دورية : يتم تقديمها على فترات زمنية ثابتة أو مراحل ثابتة.
غير دورية: يتم تقديمها على فترات متغيرة حسب الحاجة إليها.

• من حيث الهدف منها:

متابعة: مرتبطة بخطة موضوعة , تتضمن مقارنة الواقع بالمخطط.
معلومات: تنقل معلومات وصفية أو رقمية أو إخبارية.
أبحاث: تعبر عن نتائج أبحاث تمت بالمدرسة أو خارجها.
تقييم أداء: تعبر عن مستوى الأداء قياسا بمعايير أعدت مسبقا.

• من حيث المحتوى:

مالية ومحاسبية: تعبر عن الموقف المالي و تتضمن أرقام و تحليلات.
أنشطة: تعكس الأنشطة المختلفة.
أفراد: تتضمن الجوانب الشخصية و الوظيفية.

• من حيث الشكل:

وصفية: تصف أحداث و مواقف تكتب عبارات وصفية على شكل فقرات.
سابقة التصميم(نموذج): يقوم كاتب التقرير بملأ بيانات النموذج.

• من حيث التوجيه:

داخلية: توجه إلى جهات داخلية ( الإدارة / الرئيس المباشر )
خارجية: توجه إلى جهات خارجية ( جهات رقابية / شركاء / معنيين ... الخ )
يتوقف مضمون التقرير والهدف منه وفقاً للجهة المقدم إليها إجمالاً أو تفصيلاً , كلما كان التقرير مقدماً لجهة أعلى كان أكثر إيجازاً وأوفى للمطلوب0

• من حيث الحجم :

مطول : هو التقرير الذي يتناول كافة عناصر الموضوع بالتفصيل .
مختصر : هو التقرير المكون من صفحة واحدة أو عدد قليل من الصفحات و يتناول الموضوع بتركيز ويتضمن بعض عناصر كتابة التقرير.

• من حيث طريقة العرض:

• مكتوب: يتم كتابته على ورق باليد أو على الحاسب الآلي.
• شفهي: يعرض شفاهة عن طريق معد التقرير لمتلقي التقرير وجها لوجه.
• مرئي: يعرض كمادة للمشاهدة فقط دون تعليقات من معد التقرير.
• مسموع: يعرض كمادة يستمع إليها متلقي التقرير عن طريق استماعه هاتفيا أو صوت مسجل.
• عرض مركب: يتم العرض باستخدام أكثر من طريقة من الطرق السابقة.

[جمال سعد محمد]

وتتحقق جودة التقرير عن طريق وضع قواعد يمكن بإتباعها الوصول إلى التقرير الجيد، وينسحب الاهتمام أيضا على كاتب التقرير، فربما لا يعرف ما يجب أن يتضمنه التقرير، وما لا يناسبه حيث لم يستطع استيعاب الموضوع تماما، أو لم يستطع ترتيب عرض التقرير ترتيبا سليما، ماذا يبدأ به؟ ماذا يلي؟ ماذا ينتهي به؟
وفيما لو طرح السؤال التالى: هل تكفي هذه القواعد لتحقيق التقرير الجيد؟.
للرد على هذا السؤال لابد أن نأخذ في الاعتبار العوامل المؤثرة في التقرير فلا يكفي أن تكون المعلومات جيدة والقواعد واضحة بينما كاتب التقرير ذاته ليس على مستوى الكفاءة المناسبة!.
كذلك قد يكون كاتب التقرير على مستوى الكفاءة والمعلومات الجيدة والقواعد المتبعة إلا أن وقت المسئول المقدم له هذا التقرير يضيق بشكل لا يمكنه القراءة الجيدة بسبب كثرة التقارير المعروضة عليه, لذلك وحتى يمكن توفير الظروف المواتية التي تهيأ الجو المناسب الذي يسمح بالاستفادة من التقرير باعتباره وسيلة اتصال لها قيمتها الكبيرة فلابد أن نتعرف على :

العوامل المؤثرة في تحقيق الظروف المناسبة لكتابة التقرير


أولا: كاتب التقرير الجيد:
أي فرد يتعرض للقيام بعمل يخشى أن يفشل فيه، لا يمكن أن يحقق المستوى المناسب في أدائه ولذلك فانه لزاما عليه البدء في كتابة التقرير وهو في حالة ذهنية مناسبة, أما إذا كان في حالة غير مناسبة فان من المحتمل أن يخفق في الكتابة حيث لن يحسن شرح الحقائق التي يعرضها في التقرير أو يسجلها بمستوى أقل من الدقة المطلوبة، وبذلك لن يحقق التقرير الفائدة المرجوة منه.


كذلك إذا نظر إلى التقرير على أنه عمل روتيني فان ذلك لن يساعده إطلاقا على تنمية قدرته في كتابة التقارير , فالتقارير إذا أحسنت كتابتها إنما تدل على حسن الإدراك والقدرة على التحليل واستنباط النتائج من كم كبير من حقائق تم تجميعها، كذلك فإنها تدل على تمكن من شرح أفكاره والتعليق على الأرقام والاحصاءات التي يتناولها التقرير.


وهناك عدة أسئلة يمكن أن يطرحها كاتب التقرير على نفسه للتعرف على نقاط الضعف التي تحول بينه وبين كتابة التقرير الجيد:
- ألا يمكنك التدريب على التفكير المرتب؟.
- هل تخشى أن تفشل في كتابة أفكارك بتتابع منطقي لشرح موضوع التقرير؟.
- ألا تهتم بعرض أفكارك في شكل متتابع منظم؟.
- الطبيعي أن كاتب التقرير إذا تعرف على نقطة ضعفه فإنه يكون على بداية الطريق لأن يصبح كاتبا جيدا إذ أن كتابة التقرير في حد ذاتها ما هي إلا نشاط نهائي.
حيث إن الحل الذي يتوصل إليه كاتب التقرير لحل المشكلة التي سيتناولها لا يأتي إلا من خلال:
- خبرته في جمع الحقائق والمعلومات.
- التنظيم المنطقي الذي يتبعه في عرضها.
- الدقة في إعدادها وتجهيزها,, الخ
على ذلك فإن المهارة في كتابة التقرير تعني أن كاتب التقرير قد حقق ما يلى:
- السيطرة الدقيقة على فن جمع المعلومات.
- اكتساب عادة التفكير المنظم منذ بداية معالجة المشكلة إلى نهاية الحل المقترح.
- القدرة على العرض الشيق بالعبارة الواضحة الدقيقة, وهذا يعني باختصار أننا قد حققنا المراجع الخارجي الجيد الذي يزاول كتابة التقارير على أساس عقلي منظم, وفيما يلي
المهارات التي يمكن أن يتميز بها المراجع الخارجي الجيد:

1- التخطيط

يتكون التخطيط من وضع إجراءات محددة لإجراء فحص شامل للحصول على نتائج تتم معالجتها ثم كتابة تقرير عنها . والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر التالية:

1. تحديد الموضوع
2. الحاجة إلى التقرير واستخدامه
3. الغرض والأهداف
4. إطار التقرير وحدوده
5. تقسيم الموضوع
6. أساليب وإجراءات جمع البيانات
7. أساليب ترتيب البيانات
8. فهم الانطباعات المختلفة
9. بيان عن النتائج المتوقعة
10. بيان عن التكلفة والوقت المطلوبين
11. تعريف المصطلحات (المتخصصة والفنية)

[جمال سعد محمد]

- المهارات التحليلية: بحيث يمكنه تحديد أبعاد المشكلة بوضوح تام والعوامل المسببة لها، وتحديد هذه العوامل مما يساعده على الوصول إلى الأدلة والشواهد المؤيدة لأثر هذه العوامل في ظهور المشكلة، كذلك تحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير وما يتركه جانبا.

3- مهارة البحث، إذ أن الحصول على المعلومات والحقائق اللازمة للتقرير تتطلب الجلد والطاقة اللازمة لاستطلاع المصادر المختلفة للبحث.

4- مهارات التقييم: فالبحث يحتاج إلى تقييم مصادر المعلومات وما تقدمه من أدلة وشواهد وأسانيد حتى يمكن اختيار ما يتعلق بموضوع التقرير وإغفال مالا يناسبه بأخذ الأدلة الهامة وبترك غيرها، ويتعرف على العلاقات الواضحة فيها ويصل عن طريقها إلى النتائج المنطقية المترتبة على هذه العلاقات.

5- الموضوعية والحيادية: حتى لا تؤثر اتجاهاته وآراؤه على نتائج التقرير إذ من المهم أن يحتفظ بسيطرته الكاملة حتى لا ينحاز إلى أفكاره السابقة.

6- التنبؤ باتجاهات القارئ: فالقارئ للتقرير هو طرف الاتصال المستقبل ولذلك فلابد من تفهم المراجع الخارجي لوجهة نظر القارئ بحيث يعطيه ما يمكن أن يغطي الاحتياجات التي يرغب في الحصول على معلومات تغطيها.

7- الدقة في كتابة التقرير من حيث سلامة الأرقام التي يعرضها واختيار العبارات المناسبة ليمكن لقارئ التقرير استيعاب ما يقرأ.


ثانيا: أهمية الوقت لقارئ التقرير:
إن القارئ للتقرير يهتم أساسا بأن يحصل المعلومات اللازمة بأعلى كفاية وفي أقل وقت فإذا أخذنا في الاعتبار أن أي فرد له وقت محدود لا يمكنه زيادته إلا على حساب قدرات أخرى وعلى ذلك وحتى يحقق التقرير الكفاية المطلوبة فلابد أن يصاحب كتابة التقارير، وفق قواعد سليمة وبمعرفة كاتب جيد تحديد مدى زمني لفحص ودراسة التقرير.

عملية الاتصال بين كاتب التقرير و القارئ:
في أي عملية اتصال ، لا بد من وجود ثلاث مكونات هي المصدر ( المتكلم أو المراجع الخارجي ) ، والمقصد ( المستمع أو المتلقي ) والرسالة ( المعاني المقصود نقلها )

[جمال سعد محمد]

السادة الزملاء
طالعت موضوعا بالرابط التالى :
http://vb.naqaae.eg/naqaae1502/
يتحدث عن نفس الموضوع ويناقش ذات الكتاب
ورأيت أن هذا التنويه واجب
إلا أن الزميل الفاضل لم يستكمل الموضوع
والله أدعو أن أستطيع استكمال عرض بقية الكتاب
واعتذر على التكرار حيث لم اتنبه لذلك الا بعد نشر الموضوع
والله من وراء القصد
ولا حول ولا قوة الا بالله

[جمال سعد محمد]

وترتبط هذه المكونات ارتباطا وثيقا ، حيث يقوم كاتب التقرير بتشفير الرسالة، أي فهم الرسالة المراد إرسالها إلى القارئ وصياغتها في كلمات وعبارات وجمل ثم يقوم القارئ بفك هذه الشفرة وفقا لخبرته بحيث تصبح واضحة ومفهومة . وكلما بذل جهداً في عملية التشفير كلما وصلت الرسالة إلى القارئ واضحة ومفهومة .

من هنا يجب أن يدرك كاتب التقرير أن الكلمات تشير إلى حقائق وأن الخبرات السابقة والذكريات والبيئة الخارجية المحيطة – كل هؤلاء عوامل تؤثر على اختيار القارئ للرموز ( الكلمات – العبارات – الجمل) المستخدمة في إرسال الرسالة ، ونفس هذه العوامل هي التي تؤثر على فهم قارئ التقرير للرسالة .
ويختلف الأسلوب المتبع في تشفير الرسالة وإرسالها خلال القنوات المختلفة باختلاف قارئ التقرير – ومن هنا يتضح أهمية الأضلاع الثلاثة المذكورة عالية في عملية الاتصال
التقريب بين الأفكار والكلمات

إن اللغة هي حلقة الوصل التي تربط بين الواقع الموجود في العالم الخارجي وبين المفاهيم أو الأفكار في عقول الأفراد، لهذا فان الكتابة الفنية الفعالة لا بد وأن تكون واضحة ومحددة ودقيقة حيث تساعد اللغة العربية الرصينة والمعرفة الدقيقة بالمعاني المراد نقلها كلا من كاتب التقرير والمتلقي في عملية الاتصال الفعال

إن النقل الدقيق لما نتلقاه من خلال الحواس هو عملية معقدة تزداد تعقيدا إذا ما أدركنا أن وسيلتنا في تسجيل أفكارنا هو اللغة فقد ننوي أن ننقل معنى معين باستخدام كلمة ما ، ولكن نظرا لاختلاف خلفية المتلقي وخبرته وتكوينه الشخصي فإنه قد يفهم هذه الكلمة بأسلوب مختلف وبمعنى آخر ومن هنا تنشأ المشاكل في عملية الاتصال .

إن التمييز بين الأسلوب الشخصي والأسلوب الموضوعي في نقل المعلومات هو لب الموضوع ، فالأسلوب الشخصي يتأثر بشخصية الفرد وخبراته في حين أن الأسلوب الموضوعي مستقل بذاته ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة .
فالكتابة الفنية تعني فقط بالمعلومات المجردة ، ولا علاقة للغة المستخدمة فيها بالعواطف أو الخيال ، وإنما هي تخاطب العقل ، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة .

فالتقارير هي وسيلة أساسية لتبادل المعلومات بين المؤسسات المختلفة. قد يجد البعض صعوبة في كتابة تقارير جيدة وخاصة في بداية الحياة العملية, وكتابة التقارير تتشابه كثيرا مع كتابة الأبحاث العلمية من حيث المكونات الرئيسية.

لماذا نكتب التقارير ؟
لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية. المشرف على الإنتاج يكتب تقريرا لمديريه ليخبرهم بأهم الأحداث التي تخص الإنتاجية والمعدات خلال اليوم السابق أو الأسبوع السابق. المهندس يكتب تقريرا ليوضح مشكلة ما وأسلوب حلها أو ليقترح تطوير ما. الطالب يكتب تقريرا ليشرح موضوع ما لأستاذه كإثباتٍ لفهمه للموضوع وقدرته على صياغة هذا الفهم في شكل تقرير. الباحث يكتب بحثا ليدون فيه الخطوات التي اتبعها والنتائج التي توصل إليها ,وكذلك المراجع الخارجي يكتب تقريرا عن فحص ملف الاعتماد- عن الزيارة التنسيقية – عن أعمال الزيارة الميدانية التي يتم فيها تقييم أداء المؤسسة التعليمية ليطلع الهيئة على ما تم في جميع تلك المراحل.
ولماذا لا نكتفي بالتقارير والمحادثات الشفهية؟ لماذا يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟ التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان.

مميزات التقارير المكتوبة

• التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً.
• التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن للمراجع الخارجي كتابة تقرير لرفعه في وقت يتناسب مع توقيتات الهيئة التي سيعرض عليها نتائج التقرير.
• التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المسئول بالهيئة قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير.
• التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها. كثير من التقارير تكون لها قيمة كبيرة بعد زمن طويل فمثلاً تقارير التقييم الذاتي للمدارس يتم الرجوع إليها بعد زمن طويل للاستفادة منها
• التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة الجزء الذي يَهتم به ويؤجل الباقي بعكس التقارير الشفهية حيث يضطر المستمع للاستماع لكل التقرير
• التقرير المكتوب يُمَكن من الاستعداد لمناقشة موضوع ما، فيمكننا توزيع تفاصيل موضوع التقرير قبل الاجتماع لدراسته وبالتالي يكون الحاضرون على دراية بتفاصيل الموضوع.
• التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة ومعادلات وحسابات. بالطبع يمكننا الاستماع ولكن لا يمكننا تتبع الأرقام وفهم المعادلات ولا يمكننا بالتالي اتخاذ القرار السليم.
• التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل بكثير من التقارير والمحادثات الشفهية. ذلك راجع إلى أننا نأخذ وقتاً لإعداد التقرير المكتوب ومراجعته وصياغته بعكس التقارير الشفهية التي قد ننسى فيها ذكر معلومات هامة أو لا يراعى ترتيب الموضوع.
• التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق والأسباب والنتائج بعكس التقارير الشفهية التي قد تعرض بعض النتائج في وقت وبعضها في وقت آخر. بل أحياناً تجد انك بعد كتابة التقرير قد تفهمت الموضوع بشكل أفضل لأنك اضطررت لكتابة كل شيء في تقرير واحد بمعنى أن التفكير باستخدام الكتابة يساعدنا على تنظيم تفكيرنا. كذلك قراءة التقارير المكتوبة تساعدنا على دراسة الأمور بفكرٍ أكثر تنظيماً.
• التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية.
• التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه.

لذلك فإن الأمور البسيطة يُستخدم فيها التقارير والمحادثات الشفهية ولكن عندما نحتاج أن ننقل معلومات كثيرة فإننا نلجأ لكتابة التقارير وكذلك الحال في حالة الحاجة لحفظ المعلومة للمستقبل أو النواحي الرسمية. التقارير المكتوبة ليست غاية وإنما هي وسيلة وبالتالي إذا لم يكن هناك سبب لكتابة التقرير فلا داعي لكتابته ولكن حين تكون هناك حاجة لكتابة التقرير فينبغي كتابته بصورة جيدة وبالحجم المناسب وأن يحتوي على المعلومات الهامة.

[جمال سعد محمد]

ما سمات التقارير الجيدة؟

• تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع.
• منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة.
• طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة.
• لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ.
• مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته.
• تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة.
• مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة.
• مكتوبة بأمانة.

ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد؟
التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة. وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ
قد تؤدي عملك بشكل جيد ثم تعرض النتائج بالتقرير بشكل غير جيد فيؤخذ عنك انطباع سيء على الرغم من اجتهادك في العمل. لذلك فإن كتابة التقارير قد تؤثر على مستقبلك الوظيفي لأنها أحد الأدوات الأساسية للاتصال برؤسائك. إن لم تستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لرؤسائك فإن هذا لن يساعدهم على تأدية عملهم وبالتالي سينعكس على تقييمك.

التفكير في عملية إعداد التقرير
قبل تقديم تقرير، يجب على كاتب التقرير أن يعمل خطوة بخطوة وبانتظام خلال المراحل المختلفة لتطور التقرير، وفي كل مرحلة يجب ان يكون منطقي في تفكيره، ويطبق التفكير الإبداعي، وباستمرار الممارسة فأنه يكون عادات جيدة فيما يتعلق بكتابة التقرير الجيد ويتبع المراجع الخارجي أسلوبا منطقيا ومنتظما في إعداد التقرير كالآتي :

1. السعي نحو تفهم الموضوع والموقف
2. التخطيط
3. جمع كل الحقائق والبيانات
4. تنظيم المادة وتفسيرها
5. عرض ودراسة النتائج
6. التوصل إلى التوصيات
7. وضع إطار عام لتقديم الموضوع
8. كتابة التقرير
9. مراجعة التقرير للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية
10. طباعة التقرير
11. وضع التقرير في شكله النهائي .

والمقصود بالتفكير الإبداعي هو استخدام الأصالة في التفكير وفي البحث عن حلول بديلة لمشكلة ، وهو القوة الناتجة عن الفهم الصحيح الناتج عن دراسة أوجه نظر مختلفة بهدف معالجة المشكلة من زوايا مختلفة .

صفات كاتب التقرير الجيد

1. لديه درجة عالية من التحفيز وليس مجرد شخص لديه كثير من الحلول السهلة السريعة للمشاكل.
2. لديه شغف شديد وحب استطلاع ويسأل الكثير من الأسئلة التي تؤدي إلى إجابات جديدة وبناءة.
3. يتبنى افتراض جديد باستمرار أو يحاول تجديد الافتراضات القديمة ويقوم بتطوير الاحتمالات والنظريات الجديدة
4. يستخلص توقعات مبنية على افتراضات وحقائق ونظريات .
5. يفهم العلاقات ، والمسبب والتأثير والتماثل والتباين ، ويزن المزايا والعيوب ويرى جميع جوانب المسألة .
6. ينظر إلى الأمام ، ويسعى لاتخاذ إجراء ولا يخشى من المحاولة.
7. لديه الحافز والقدرة على شرح وتوضيح صلاحية أفكاره كما أن لديه قدرة الحوار المنطقي ومواجهة النقد الموجة إليه وإلى الآخرين .
8. لديه قدرة على التفكير الإبداعي وحل المشاكل

هل مواصفات التقرير الجيد تختلف من مؤسسة لأخرى؟
هناك أمور تختلف حسب ثقافة المؤسسة وهناك أمور لا تختلف. فوضوح التقرير واشتماله على المعلومات الأساسية وتوضيحه وتنظيمه هي من الأمور التي لا خلاف عليها. ولكن قد تجد بعض المؤسسات التي تفضل الإطالة في التقرير بينما مؤسسات أخرى تُفضل التقارير القصيرة جداً. بعض المؤسسات قد تفضل استخدام حجم كبير للكتابة بحيث تكون واضحة والبعض الآخر يفضل الحجم الصغير. بعض المؤسسات يكون لديها نظام موحد لشكل التقارير والأبحاث والأقسام التي تحتويها والتي قد تختلف عن مؤسسات أخرى. وبالتالي فإنه عند العمل أو التعامل مع مؤسسة ما فإننا نحاول إخراج التقرير بالشكل المقبول في هذه المؤسسة.

هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يًغني عن تَعلم كتابة التقارير؟
في كثير من المؤسسات والهيئات (مثل: الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد) تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم مُعد التقرير بملأ النموذج بالبيانات الصحيحة. ولكن هذا لا يَضمن لنا أن تكون التقارير جيدة لأن مُعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل حقل أو جزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بملأ التقرير بطريقة لا تُساعد على فهم الموضوع ,وبالتالي فإنهم يحتاجون تَفهم كيفية ملأ نماذج التقارير

[جمال سعد محمد]

• وهناك بعض الأساسيات مثل :
  
  * حدد هدفك بكل وضوح عندما تسأل نفسك لماذا اكتب هذا التقرير؟
  
  * حاول اكتشاف أكثر ما يمكنك من معلومات عن احتياجات قارئ التقرير من التقرير .
  
  * فكر جيدا في المعلومات التي ستحتاج إليها , لا تضمن بالتقرير أي معلومات ليس لها صله بالموضوع .
  
  * خذ ما يكفيك من وقت في تصميم واختبار ومراجعة التصميم الهيكلي للتقرير .
  
  * فكر جيدا من أين الحصول على كل عنصر من المعلومات التي ستحتاج إليها وحدد أسلوب البحث .
  
  * قم بتسجيل الاكتشافات التي وصلت إليها بأي طريقه ترى أنها ستحقق أكبر قدر من الاستفادة.
  
  * حدد المكان الذي سيتم في وضع الاكتشافات التي وصلت إليها في التقرير.
  
  * تأكد من تجميع كل المعلومات ودقتها وتسجيلها .
  
  * حاول أن تتناول الموضوع في المسودة بأفضل طريقة يمكن بها تحقيق هدفك مع القراء المطلعين على تقريرك .
  
  * قم بإعداد مسودة للجزء الرئيسي في التقرير والملاحق .
  
  * انتقل إلى كتابه النتائج والتوصيات والمقدمة والملخص.
  
  * قم بفحص المحتوى وطريقة عرض التقرير بكل عناية وحرص .
  
  * تأكد من قيامك بإعداد جميع الترتيبات الضرورية قبل إصدار التقرير .
  
  * تأكد من كون التقرير سهل في القراءة وشكله جذابا وبأسلوب واضح ومباشر .
  
  * الاهتمام باللغة الصحيحة .
  
  * يفضل استخدام الكلمات القصيرة في جمل قصيرة .
  
  * شكل التقرير له أهمية كبيرة , شكل جذاب ومثير للإعجاب .
  
  * حاول أن توجز في التقرير مهما بلغت أهمية موضوعه وذالك من خلال عمليتي الإعداد والتخطيط المتقنين .
  
  

• مراعاة القواعد التى وضعتها المؤسسة لكتابة التقارير من حيث حجم و نوع الخط و المسافات بين السطور و أبعاد الورقة و المسافات المتروكة من حافة الورقة من الجهات الأربع