فنيات كتابة تقارير المراجعة الخارجية لمؤسسات التعليم قبل الجامعى

[رمضان على محمد]

بارك الله فيك وعليك - جزاك الله كل خير يا استاذ جمال سعد محمد

[حسن عوض ابراهيم]

شكرا استاذجمال وجزاك الله خيرا

[جمال سعد محمد]

[عبدالرحمن السيد عبدالحميد]

جهد مشكور جدا

[جمال سعد محمد]

نشاط: قم بتصنيف و كتابة نوع التقارير التالية من حيث:
- الزمن (دوري/غير دوري) - الهدف (متابعة/أبحاث /تقييم أداء/معلومات)
- المحتوى (مالية/أنشطة/أفراد) – الشكل (وصفي/نموذج)
– التوجيه (داخلي/خارجي) – الحجم (مطول /مختصر)

التقرير	الزمن	الهدف	المحتوى	الشكل	التوجيه	الحجم
تقرير فحص ملف تقدم المدرسة للاعتماد
تقرير فحص ملف نواتج التعلم المستهدفة
خطة التحسين المدرسي
تقرير دراسة التقييم الذاتي للمدرسة
تقرير حالة المبنى المدرسي
إحصاءات العاملين بالمدرسة
التقرير السنوي لأداء الموظف
تقري عن البحوث الإجرائية بالمدرسة
تقرير عن انتخابات الطلاب
تقرير متابعة فريق ضمان الجودة
تقرير عن برامج التدريب
تقرير عضو المراجعة الخارجية
تقرير المراجعة الخارجية
تقرير الزيارة الميدانية لرئيس فريق المراجعة
تقرير زيارة الاستكمال
تقرير زيارة متابعة المدارس المعتمدة

نشاط: قم بكتابة تقرير مختصر مستوفيا عناصره فيما لا يزيد عن صفحتين في الموضوعات التالية:

• تقريرا عما قمت به من أعمال في آخر زيارة ميدانية قمت بها (لا تذكر المؤسسة)
• تقريرا عن المشكلات التي واجهتك أثناء عملك بدءا من استلام ملف التقدم حتى تسليم تقرير المراجعة

[جمال سعد محمد]

التقرير عرض مكتوب لحقائق ونتائج تستخدم كأساس لإصدار توصية يتبعها قرار ما. ويكتب التقرير ويوجه إلى قارئ محدد أو فئة محددة مستهدفة بقراءته، ويحتفظ به كمستند أو وثيقة للرجوع إليه وفقا للحاجة. وهو بالتالى قناة اتصال وطريق رئيسى لنقل معلومات و بيانات ونتائج المراجعة للمعنيين بها.

×ملاحظات مهمة: يتطلب إعداد تقرير جيد بذل جهد غير قليل حيث أن حجم المجهود ينعكس على التقرير ويكون له أثر على صورته النهائية. يجب أن يكون محتوى التقرير واضح ومركز ودقيق وصحيح، ويأتى متفقا مع واقع المؤسسة التعليمية. تقرير المراجعة الخارجية يعكس حرفية ومهارة الفريق ورئيسه. لأى تقرير هيكل وبنيةStructure يجب الالتزام بها.

هدف التقرير:

إعداد التقرير قبل تحديد هدفه بوضوح، ووضع هذا الهدف أمام عينيك وفى ذهنك، لن يحقق المطلوب منه وسيعد مضيعة للوقت والجهد والمال.

وتتمثل الأهداف العامة لتقرير المراجعة الخارجية فى:

• نقل واقع المؤسسة بوضوح، ويعكس أدائها فى جميع المعايير والمؤشرات.
• مساعدة الهيئة على تحقيق رسالتها فى الارتقاء بجودة التعليم ومؤسساته وكسب ثقة المجتمع.
• اتخاذ الهيئة قرار بشأن اعتماد المؤسسة من عدمه.
• تحديد أهم نقاط القوة بالمؤسسة.
• تحديد نقاط الضعف بالمؤسسة.
• تقديم مقترحات التحسين.
• مساعدة المؤسسة التعليمية على وضع خطط التحسين وتطوير اداءها فى حالة عدم الاعتماد، أوخطط ضمان الجودة فى حالة الاعتماد.
• تشكيل قاعدة بيانات عن أداء المؤسسات التعليمية على المستوى القومى.

الجهات المستفيدة من التقرير:

1. الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد
   
   • مجلس إدارة الهيئة والمعنيين داخلها لاتخاذ قرار بشأن الاعتماد.
   • أعضاء فريق المتابعة للمؤسسات التى تم اعتمادها.
   • أعضاء فريق زيارات الاستكمال للمؤسسات المرجأة.
   • أعضاء لجنة التظلمات إن تظلمت المؤسسة.

يلاحظ أن هذه الفئات ليس لديهم معرفة سابقة بوضع المؤسسة وممارساتها، ومن هنا يجب أن يضم التقرير معلومات وافية شاملة عن أداء المؤسسة ومدى استيفاءها معايير الاعتماد.

1. المؤسسة التعليمية محل التقويم وأعضاء مجتمعها

يجب أن تتم بلورة وربط المعلومات وتحويلها لاستنتاجات وأحكام تحدد مدى الاستيفاء أوالقصور فى المؤسسة، وتقترح طريق التحسين والتطوير.

اعتبارات عامة لاعداد التقارير

نظراً لأهمية، هذا التقرير؛ فإنه يجب أن يكتب بحرفية، وموضوعية، ودقة، وينعكس ذلك في احتواء التقرير على التفاصيل المهمة عن أداء المؤسسة، وكذلك في تأسيس كافة الأحكام على الأدلة والشواهد الكافية.
وفيما يلي عرض لأهم الاعتبارات العامة التي يجب مراعاتها عند إعداد تقرير المراجعة الخارجية:

• الالتزام، عند إعداد التقرير بالنموذج المعد من قبل الهيئة، من حيث: العناصر المتضمنة، والتنسيق.

يتسلم فريق المراجعة الخارجية نسخة إلكترونية من النماذج المستخدمة (ادوات جمع البيانات لاعضاء فريق المراجعة - اداة المراجع – تقرير المراجعة الخارجية)، بالإضافة إلى النسخة الورقية؛ وفقاً لمتطلبات الهيئة. وتتضمن النسخة الإلكترونية ثوابت مدونة باللون الأسود لا يتم تغييرها، وتشمل العناوين والجوانب الوصفية، كما تتضمن النسخة الإلكترونية أمثلة وإرشادات ملونة، تتم إعادة صياغتها؛ وفقاً لطبيعة المؤسسة التعليمية محل الزيارة، وإزالة هذه الارشادات من التقرير قبل تسليمه للهيئة.

• العمل الفريقي، والمسئولية الجماعية بقيادة رئيس الفريق؛ حيث يتم الاتفاق على مضمون التقرير من خلال المناقشات اليومية أثناء الزيارة الميدانية- بدءاً من اليوم الأول للزيارة- وما يعقبها من لقاء أعضاء الفريق للانتهاء من كتابة التقرير، وعلى الرغم من توزيع الأدوار على أعضاء الفريق، بحيث يقيم كل عضو أداء المؤسسة في جوانب محددة أثناء الزيارة الميدانية، إلا أن تقرير المراجعة الخارجية معني بتقديم صورة كلية عن مستوى أداء المؤسسة.
• واقعية التقرير، أي يعكس المستوى الفعليّ لأداء المؤسسة، دون مبالغة أو إخفاق في مستوى الأداء.
• السرية التامة، بشأن جميع البيانات والمعلومات الواردة في التقرير، وفقاً للمعايير الأخلاقية للمراجع.
• التدقيق اللغوي، قدر الامكان، قبل تسليم التقرير للهيئة؛ لضمان خلوه من الأخطاء النحوية، والإملائية، والمطبعية.

خصائص تقرير المراجعة الخارجية الجيد

• مناسب للهدف: يساهم في تطوير المؤسسة بتقديم توصيات محددة عن ممارساتها ويلبي احتياجات اتخاذ قرار الاعتماد.

• واقعى: قادر على ترجمة نتائج عملية المراجعة فى ضوء الشواهد والأدلة المتوفرة بالمؤسسة بما يوفر عنصر المصداقية.
• تحليلى: يقدم نقاط القوة والنقاط التى تحتاج الى تحسين التى تم رصدها.
• متنوع فى مصادر المعلومات: تعتمد أحكام التقرير على معلومات مشتقة من مصادر متنوعة (القيادة المؤسسية، العاملين بالمؤسسة، مجلس الامناء، اولياء الامور، المتعلمين...)، وعلى ادلة وشواهد باستخدام اكثر من طريقة لجمع البيانات (فحص وثائق، ملاحظة، مقابلة...).
• تأسيس الأحكام التي يصدرها الفريق عن أداء المؤسسة في تقرير المراجعة الخارجية على أدلة وشواهد، تم التحقق من صحتها وتوثيقها، ويمكن الرجوع إليها، وليس على انطباعات، أو رؤى شخصية.
• مترابط المعلومات: تكامل عرض المعلومات ذات الصلة بالمؤشر / المعيار الواحد معا.
• متسق: اتساق نتائج تقييم مدى استيفاء المؤسسة لمعايير الاعتماد في التقرير، وضمان عدم تناقض نتائج المعيار الواحد، و نتائج المعايير معاً، والحرص على اتساق ملخص التقرير مع ما جاء بالنتائج التفصيلية لكل معيار، وكذا اتساق الإحصاءات المدونة في جداول التقرير مع متن التقرير، بالإضافة إلى اتساق ملخص التقرير مع المتن.
• منظم: يراعى ترابط الأفكار وتسلسلها منطقيا.

• شامل: شمول التقرير على كافة نتائج المجالات، والمعايير، وكذا نقاط القوة ونقاط الضعف بالمؤسسة، ومقترحات التحسين، والأدلة والشواهد، التي تحقق منها فريق المراجعة؛ بهدف تكوين صورة متكاملة عن أداء المؤسسة.

• دقيق وواضح فى عباراته: يصاغ بعبارات تحمل معنى محدد يمكن فى ضوئها إصدار أحكام محددة وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن الإفراط في التشبيهات الأدبية.

• متضمن نتائج التقييم: الكمي، والكيفي عن مستوى أداء المؤسسة، ويتمثل التقييم الكمي في مستويات، تتراوح ما بين المستوى الأول إلى المستوى الرابع، أما التقييم الكيفي فيقدم تحليلاً لهذه المستويات في صورة نقاط قوة ونقاط تحتاج الى تحسين، ويراعى في التقييم الكيفي أن يكون واضحاً، وفى صورة نقاط محددة، وليست فقرات، ومستندا إلى أدلة وشواهد.
• يقدم مقترحات التحسين؛ التي تسهم في الارتقاء بمستوى أداء المؤسسة التعليمية، وتجدر الإشارة إلى ضرورة اشتقاق مقترحات التحسين من نقاط الضعف المدونة بتقرير المراجعة الخارجي.
• التأكد من تدوين أرقام الصفحات، وتاريخ الزيارة، واسم المؤسسة، على نحو صحيح في صفحات التقرير.

[جمال سعد محمد]

أنواع تقارير المراجعة الخارجية:

1. تقرير المراجعة الخارجية لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.
2. تقرير زيارة المتابعة للمؤسسات الصادر قرار باعتمادها.
3. تقرير زيارة الاستكمال للمؤسسات المرجأة.

اولاً: تقرير زيارة المراجعة الخارجية:

1. أهداف تقرير المراجعة الخارجية :

يسهم تقرير المراجعة الخارجية في تحقيق أهداف عديدة، منها:

• اتخاذ الهيئة قرار بشأن اعتماد المؤسسة من عدمه.
• تحديد أهم نقاط القوة بالمؤسسة.
• تحديد أهم نقاط الضعف بالمؤسسة.
• تقديم مقترحات لتحسين أداء المؤسسة.

1. دور رئيس الفريق فى كتابة تقرير المراجعة الخارجية:

• حسم أي اختلاف بين أعضاء الفريق حول تقييم مستوى الأداء؛ وذلك بالرجوع إلى الأدلة والشواهد، ومناقشتها؛ للتأكد من كفايتها وموضوعيتها.
• التأكد من تقدير الممارسات بعد مناقشة مستوى التقدير مع جميع الأعضاء، والتأكد من إدخال تقدير الممارسات في النظام الإلكتروني للهيئة.
• مراجعة أجزاء التقرير المختلفة، من حيث: الاتساق، والدقة، والوضوح، والموضوعية.

1. عناصر تقرير المراجعة الخارجية:

المكون الأول: تقرير المراجعة الخارجية على العناصر الآتية: صفحة الغلاف. التمهيد. المقدمة. التقرير الفنى: البيانات الاساسية للمدرسة التقويم الفنى للمدرسة مقترحات التحسين التوصية المكون الثانى: اداة المراجع لتقييم مؤسسات التعليم قبل الجامعى: وتتضمن: البيانات الأساسية للمؤسسة. الاحصاءات الاساسية للمؤسسة. نتائج التقييم. مرفقات اداة المراجع، وتتضمن: تقرير فحص ملف التقدم للاعتماد. تقرير الزيارة التنسيقية. جدول الزيارة الميدانية. التقرير الالكترونى (الكمى) لاعمال المراجعة.

[جمال سعد محمد]

ونتناول فيما يلي عناصر استيفاء جميع العناصر السابقة.

المكون الأول: تقرير المراجعة الخارجية على العناصر الآتية: يقع في (12) صفحة كحد أقصى

1. صفحة الغلاف:

تتضمن عنوان التقرير، واسم المؤسسة، والمحافظة، والإدارة التعليمية، ورقم طلب المؤسسة للتقدم للاعتماد، وتاريخ الزيارة الميدانية.

1. التمهيد:

يشير إلى دور الهيئة في التطوير المستمر للتعليم وضمان جودته؛ باعتبارها إحدى الركائز الرئيسة للخطة القومية؛ لإصلاح التعليم في مصر، كما يوضح أهمية معايير التقويم والاعتماد كأداة رئيسية، تتم الاستعانة بها في إعداد الدراسة الذاتية، وتستخدم بواسطة المراجعين المعتمدين من الهيئة في الزيارة الميدانية.

1. المقدمة:

تمثل المدخل الرئيسي لموضوع التقرير، وتهدف إلى إعطاء نبذة عن الإجراءات، التي اتبعتها المؤسسة للتقدم للاعتماد، وما ينطوي عليها من مخاطبات، واستعدادات للزيارة الميدانية.

1. التقرير الفنى:

4-1- البيانات الاساسية للمدرسة

يتناول تاريخ إنشاء المؤسسة، ونظام الدراسة بها، وموقعها الجغرافي، ومنشآتها، وتتضمن إحصاءات عديدة، كأعداد: الطلاب، والعاملين، ومتوسط الكثافة، ونسب الغياب، والانقطاع، كما تبين الشهادة التي تمنحها المؤسسة، وفقا للمرحلة التعليمية موضع المراجعة (رياض اطفال – المرحلة الابتدائية – المرحلة الاعدادية – المرحلة الثانوية- ثانوى صناعى، تجارى، زراعى نظام ثلاث سنوات/ خمس سنوات).

4-2- التقويم الفنى للمدرسة

• تذكر نقاط القوة تليها نقاط الضعف تحتها خط فى صورة فقرة وصفية ثم يليها الادلة والشواهد بين قوسين ببنط اسود غامق. و تذكر أهم نقاط القوة ونقاط الضعف لكل مجال، والتي تم رصدها بالمؤسسة، ويراعى: (اتساقها مع تفاصيل نقاط القوة الواردة تفصيلاً داخل اداة المراجع، وعدم تضاربها مع نقاط الضعف، مع العلم أن عدم استيفاء المؤسسة لممارسات المستوى الرابع لا يمثل نقاط ضعف) – (أن تكون كل جملة واضحة الدلالة، ولا تحمل أكثر من معنى، أو تفسير)

وفيما يلي مثال على المجال الأول:
توجد للمدرسة رؤية ورسالة واضحة، ومعلنة في أماكن بارزة بالمدرسة وعلى موقعها الإلكتروني. الا انه تبين ضعف مشاركة ممثلون عن إدارة المدرسة والعاملين، وأولياء الأمور ومجلس الأمناء فى صياغتهما، وتم التحقق من ذلك من خلال: (فحص وثيقة الرؤية والرسالة - ملاحظة الوسائل الإعلانية للرؤية فى جميع انحاء المبنى- مقابلات مع أولياء أمور، ومجلس أمناء ، معلمين، متعلمين، عاملين )

4-3- نقاط تحتاج الى تحسين

يذكر فى هذا الجزء أهم مقترحات التحسين مشتقة من نقاط الضعف وفي صورة خطوط عريضة، وليست آليات تنفيذ، وإجراءات وصفية، مثال:

• توفير أساليب متعددة لمساعدة المتعلمين على تحقيق المستويات التعليمية المستهدفة للمواد الدراسية الاساسية.
• عمل خطة محددة لدعم معامل العلوم والحاسب الآلي وتوفير أعداد مناسبة من الأجهزة التكنولوجية لخدمة العملية التعليمية وتوفير معدات ولوازم الصيانة.

1. التوصية:

تقع في بداية صفحة جديدة؛ فيما لا يزيد عن 7 اسطر توضح أبرز نقاط القوة، ونقاط الضعف، حيث يوصي فريق المراجعة الخارجية باعتماد، أو عدم اعتماد المؤسسة التعليمية؛ مع مراعاة تدوين أسماء الفريق، وتوقيع كل منهم.
مثال:
في ضوء معايير الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد لمؤسسات التعليم قبل الجامعي، ونظرا لكون المؤسسة استوفت/ لم تستوف.............، ..........، ..............،..................يوصى فريق المراجعة باعتماد / عدم اعتماد مدرسة ,,,,,,,,,,,,,,,,, بادارة ............. التعليمية بمحافظة .......................

[هيثم محمد قشطة]

جزاكم الله كل خير

[الموافي الإمام]

ونتناول فيما يلي عناصر استيفاء جميع العناصر السابقة.

المكون الأول: تقرير المراجعة الخارجية على العناصر الآتية: يقع في (12) صفحة كحد أقصى

1. صفحة الغلاف:

تتضمن عنوان التقرير، واسم المؤسسة، والمحافظة، والإدارة التعليمية، ورقم طلب المؤسسة للتقدم للاعتماد، وتاريخ الزيارة الميدانية.

1. التمهيد:

يشير إلى دور الهيئة في التطوير المستمر للتعليم وضمان جودته؛ باعتبارها إحدى الركائز الرئيسة للخطة القومية؛ لإصلاح التعليم في مصر، كما يوضح أهمية معايير التقويم والاعتماد كأداة رئيسية، تتم الاستعانة بها في إعداد الدراسة الذاتية، وتستخدم بواسطة المراجعين المعتمدين من الهيئة في الزيارة الميدانية.

1. المقدمة:

تمثل المدخل الرئيسي لموضوع التقرير، وتهدف إلى إعطاء نبذة عن الإجراءات، التي اتبعتها المؤسسة للتقدم للاعتماد، وما ينطوي عليها من مخاطبات، واستعدادات للزيارة الميدانية.

1. التقرير الفنى:

4-1- البيانات الاساسية للمدرسة

يتناول تاريخ إنشاء المؤسسة، ونظام الدراسة بها، وموقعها الجغرافي، ومنشآتها، وتتضمن إحصاءات عديدة، كأعداد: الطلاب، والعاملين، ومتوسط الكثافة، ونسب الغياب، والانقطاع، كما تبين الشهادة التي تمنحها المؤسسة، وفقا للمرحلة التعليمية موضع المراجعة (رياض اطفال – المرحلة الابتدائية – المرحلة الاعدادية – المرحلة الثانوية- ثانوى صناعى، تجارى، زراعى نظام ثلاث سنوات/ خمس سنوات).

4-2- التقويم الفنى للمدرسة

• تذكر نقاط القوة تليها نقاط الضعف تحتها خط فى صورة فقرة وصفية ثم يليها الادلة والشواهد بين قوسين ببنط اسود غامق. و تذكر أهم نقاط القوة ونقاط الضعف لكل مجال، والتي تم رصدها بالمؤسسة، ويراعى: (اتساقها مع تفاصيل نقاط القوة الواردة تفصيلاً داخل اداة المراجع، وعدم تضاربها مع نقاط الضعف، مع العلم أن عدم استيفاء المؤسسة لممارسات المستوى الرابع لا يمثل نقاط ضعف) – (أن تكون كل جملة واضحة الدلالة، ولا تحمل أكثر من معنى، أو تفسير)

وفيما يلي مثال على المجال الأول:
توجد للمدرسة رؤية ورسالة واضحة، ومعلنة في أماكن بارزة بالمدرسة وعلى موقعها الإلكتروني. الا انه تبين ضعف مشاركة ممثلون عن إدارة المدرسة والعاملين، وأولياء الأمور ومجلس الأمناء فى صياغتهما، وتم التحقق من ذلك من خلال: (فحص وثيقة الرؤية والرسالة - ملاحظة الوسائل الإعلانية للرؤية فى جميع انحاء المبنى- مقابلات مع أولياء أمور، ومجلس أمناء ، معلمين، متعلمين، عاملين )

4-3- نقاط تحتاج الى تحسين

يذكر فى هذا الجزء أهم مقترحات التحسين مشتقة من نقاط الضعف وفي صورة خطوط عريضة، وليست آليات تنفيذ، وإجراءات وصفية، مثال:

• توفير أساليب متعددة لمساعدة المتعلمين على تحقيق المستويات التعليمية المستهدفة للمواد الدراسية الاساسية.
• عمل خطة محددة لدعم معامل العلوم والحاسب الآلي وتوفير أعداد مناسبة من الأجهزة التكنولوجية لخدمة العملية التعليمية وتوفير معدات ولوازم الصيانة.

1. التوصية:

تقع في بداية صفحة جديدة؛ فيما لا يزيد عن 7 اسطر توضح أبرز نقاط القوة، ونقاط الضعف، حيث يوصي فريق المراجعة الخارجية باعتماد، أو عدم اعتماد المؤسسة التعليمية؛ مع مراعاة تدوين أسماء الفريق، وتوقيع كل منهم.
مثال:
في ضوء معايير الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد لمؤسسات التعليم قبل الجامعي، ونظرا لكون المؤسسة استوفت/ لم تستوف.............، ..........، ..............،..................يوصى فريق المراجعة باعتماد / عدم اعتماد مدرسة ,,,,,,,,,,,,,,,,, بادارة ............. التعليمية بمحافظة .......................

بارك الله فيك
وزادك علما وحكمة