التقرير عرض مكتوب لحقائق ونتائج تستخدم كأساس لإصدار توصية يتبعها قرار ما. ويكتب التقرير ويوجه إلى قارئ محدد أو فئة محددة مستهدفة بقراءته، ويحتفظ به كمستند أو وثيقة للرجوع إليه وفقا للحاجة. وهو بالتالى قناة اتصال وطريق رئيسى لنقل معلومات و بيانات ونتائج المراجعة للمعنيين بها.
×ملاحظات مهمة:
- يتطلب إعداد تقرير جيد بذل جهد غير قليل حيث أن حجم المجهود ينعكس على التقرير ويكون له أثر على صورته النهائية.
- يجب أن يكون محتوى التقرير واضح ومركز ودقيق وصحيح، ويأتى متفقا مع واقع المؤسسة التعليمية.
- تقرير المراجعة الخارجية يعكس حرفية ومهارة الفريق ورئيسه.
- لأى تقرير هيكل وبنيةStructure يجب الالتزام بها.
هدف التقرير:
إعداد التقرير قبل تحديد هدفه بوضوح، ووضع هذا الهدف أمام عينيك وفى ذهنك، لن يحقق المطلوب منه وسيعد مضيعة للوقت والجهد والمال.
وتتمثل الأهداف العامة لتقرير المراجعة الخارجية فى:
- نقل واقع المؤسسة بوضوح، ويعكس أدائها فى جميع المعايير والمؤشرات.
- مساعدة الهيئة على تحقيق رسالتها فى الارتقاء بجودة التعليم ومؤسساته وكسب ثقة المجتمع.
- اتخاذ الهيئة قرار بشأن اعتماد المؤسسة من عدمه.
- تحديد أهم نقاط القوة بالمؤسسة.
- تحديد نقاط الضعف بالمؤسسة.
- تقديم مقترحات التحسين.
- مساعدة المؤسسة التعليمية على وضع خطط التحسين وتطوير اداءها فى حالة عدم الاعتماد، أوخطط ضمان الجودة فى حالة الاعتماد.
- تشكيل قاعدة بيانات عن أداء المؤسسات التعليمية على المستوى القومى.
الجهات المستفيدة من التقرير:
- الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد
- مجلس إدارة الهيئة والمعنيين داخلها لاتخاذ قرار بشأن الاعتماد.
- أعضاء فريق المتابعة للمؤسسات التى تم اعتمادها.
- أعضاء فريق زيارات الاستكمال للمؤسسات المرجأة.
- أعضاء لجنة التظلمات إن تظلمت المؤسسة.
يلاحظ أن هذه الفئات ليس لديهم معرفة سابقة بوضع المؤسسة وممارساتها، ومن هنا يجب أن يضم التقرير معلومات وافية شاملة عن أداء المؤسسة ومدى استيفاءها معايير الاعتماد.
- المؤسسة التعليمية محل التقويم وأعضاء مجتمعها
يجب أن تتم بلورة وربط المعلومات وتحويلها لاستنتاجات وأحكام تحدد مدى الاستيفاء أوالقصور فى المؤسسة، وتقترح طريق التحسين والتطوير.
اعتبارات عامة لاعداد التقارير
نظراً لأهمية، هذا التقرير؛ فإنه يجب أن يكتب بحرفية، وموضوعية، ودقة، وينعكس ذلك في احتواء التقرير على التفاصيل المهمة عن أداء المؤسسة، وكذلك في تأسيس كافة الأحكام على الأدلة والشواهد الكافية.
وفيما يلي عرض لأهم الاعتبارات العامة التي يجب مراعاتها عند إعداد تقرير المراجعة الخارجية:
- الالتزام، عند إعداد التقرير بالنموذج المعد من قبل الهيئة، من حيث: العناصر المتضمنة، والتنسيق.
يتسلم فريق المراجعة الخارجية نسخة إلكترونية من النماذج المستخدمة (ادوات جمع البيانات لاعضاء فريق المراجعة - اداة المراجع – تقرير المراجعة الخارجية)، بالإضافة إلى النسخة الورقية؛ وفقاً لمتطلبات الهيئة. وتتضمن النسخة الإلكترونية ثوابت مدونة باللون الأسود لا يتم تغييرها، وتشمل العناوين والجوانب الوصفية، كما تتضمن النسخة الإلكترونية أمثلة وإرشادات ملونة، تتم إعادة صياغتها؛ وفقاً لطبيعة المؤسسة التعليمية محل الزيارة، وإزالة هذه الارشادات من التقرير قبل تسليمه للهيئة.
- العمل الفريقي، والمسئولية الجماعية بقيادة رئيس الفريق؛ حيث يتم الاتفاق على مضمون التقرير من خلال المناقشات اليومية أثناء الزيارة الميدانية- بدءاً من اليوم الأول للزيارة- وما يعقبها من لقاء أعضاء الفريق للانتهاء من كتابة التقرير، وعلى الرغم من توزيع الأدوار على أعضاء الفريق، بحيث يقيم كل عضو أداء المؤسسة في جوانب محددة أثناء الزيارة الميدانية، إلا أن تقرير المراجعة الخارجية معني بتقديم صورة كلية عن مستوى أداء المؤسسة.
- واقعية التقرير، أي يعكس المستوى الفعليّ لأداء المؤسسة، دون مبالغة أو إخفاق في مستوى الأداء.
- السرية التامة، بشأن جميع البيانات والمعلومات الواردة في التقرير، وفقاً للمعايير الأخلاقية للمراجع.
- التدقيق اللغوي، قدر الامكان، قبل تسليم التقرير للهيئة؛ لضمان خلوه من الأخطاء النحوية، والإملائية، والمطبعية.
خصائص تقرير المراجعة الخارجية الجيد
- مناسب للهدف: يساهم في تطوير المؤسسة بتقديم توصيات محددة عن ممارساتها ويلبي احتياجات اتخاذ قرار الاعتماد.
- واقعى: قادر على ترجمة نتائج عملية المراجعة فى ضوء الشواهد والأدلة المتوفرة بالمؤسسة بما يوفر عنصر المصداقية.
- تحليلى: يقدم نقاط القوة والنقاط التى تحتاج الى تحسين التى تم رصدها.
- متنوع فى مصادر المعلومات: تعتمد أحكام التقرير على معلومات مشتقة من مصادر متنوعة (القيادة المؤسسية، العاملين بالمؤسسة، مجلس الامناء، اولياء الامور، المتعلمين...)، وعلى ادلة وشواهد باستخدام اكثر من طريقة لجمع البيانات (فحص وثائق، ملاحظة، مقابلة...).
- تأسيس الأحكام التي يصدرها الفريق عن أداء المؤسسة في تقرير المراجعة الخارجية على أدلة وشواهد، تم التحقق من صحتها وتوثيقها، ويمكن الرجوع إليها، وليس على انطباعات، أو رؤى شخصية.
- مترابط المعلومات: تكامل عرض المعلومات ذات الصلة بالمؤشر / المعيار الواحد معا.
- متسق: اتساق نتائج تقييم مدى استيفاء المؤسسة لمعايير الاعتماد في التقرير، وضمان عدم تناقض نتائج المعيار الواحد، و نتائج المعايير معاً، والحرص على اتساق ملخص التقرير مع ما جاء بالنتائج التفصيلية لكل معيار، وكذا اتساق الإحصاءات المدونة في جداول التقرير مع متن التقرير، بالإضافة إلى اتساق ملخص التقرير مع المتن.
- منظم: يراعى ترابط الأفكار وتسلسلها منطقيا.
- شامل: شمول التقرير على كافة نتائج المجالات، والمعايير، وكذا نقاط القوة ونقاط الضعف بالمؤسسة، ومقترحات التحسين، والأدلة والشواهد، التي تحقق منها فريق المراجعة؛ بهدف تكوين صورة متكاملة عن أداء المؤسسة.
- دقيق وواضح فى عباراته: يصاغ بعبارات تحمل معنى محدد يمكن فى ضوئها إصدار أحكام محددة وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن الإفراط في التشبيهات الأدبية.
- متضمن نتائج التقييم: الكمي، والكيفي عن مستوى أداء المؤسسة، ويتمثل التقييم الكمي في مستويات، تتراوح ما بين المستوى الأول إلى المستوى الرابع، أما التقييم الكيفي فيقدم تحليلاً لهذه المستويات في صورة نقاط قوة ونقاط تحتاج الى تحسين، ويراعى في التقييم الكيفي أن يكون واضحاً، وفى صورة نقاط محددة، وليست فقرات، ومستندا إلى أدلة وشواهد.
- يقدم مقترحات التحسين؛ التي تسهم في الارتقاء بمستوى أداء المؤسسة التعليمية، وتجدر الإشارة إلى ضرورة اشتقاق مقترحات التحسين من نقاط الضعف المدونة بتقرير المراجعة الخارجي.
- التأكد من تدوين أرقام الصفحات، وتاريخ الزيارة، واسم المؤسسة، على نحو صحيح في صفحات التقرير.
رد مع اقتباس
مواقع النشر (المفضلة)