الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
جدول مقترح للزيارة الميدانية
اليوم الأول :
مقابلة الفريق لمدير المؤسسة؛ تعريف و ترحيب مختصر.
حضور طابور الصباح.
جولة سريعة في المؤسسة للتعرف على إمكانياتها.
لقاء مع مدير المؤسسة وممثلو وحدة الجودة لتعرف رؤية االمؤسسة ورسالتها، وعمليات التقييم الذاتي، وخطط التحسين فيها.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الأول و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية ومقابلة ممثلي الطلبة (من الأفضل القيام بهذه المقابلات في وقت الفسحة).
متابعة ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية.
فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلي).
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الأول وتعديل خطة عمل اليوم الثاني عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثاني :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثاني و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية .
عقد المقابلات الفردية و اللقاءات الجماعية (مدرسين؛ أولياء أمور؛ مجلس أمناء).
متابعة فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الثانى وتعديل خطة عمل اليوم الثالث عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثالث :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثالث و التعامل مع ما يستجد.
عقد لقاء مع فريق الجودة بالمؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة ما تم إنجازه ومناقشة التقرير الخارجي في صورته النهائية والعمل على استكمال أى عمل متصل بالانتهاء من التقرير.
اجتماع مع مدير المؤسسة وفريق الجودة وممثلى المعنيين لتوفير التغذيةالراجعة حول التسهيلات إلى وفرتها المؤسسة لإدارة الزيارة وابرز جوانب التميز فى أدائها واهم التحديات التى تواجهها والمقترحات العامة للتحسين.
شكر المؤسسة والمغادرة.
3- الزيارة التنسيقية للمؤسسة التعليمية :
يمكن النظر إلى الزيارة التنسيقية باعتبارها بطاقة تعارف أوليه بين المؤسسة التعليمية وفريق المراجعة الخارجية، ويقوم بهذه المهمة قائد الفريق إذ يتعين عليه الاتصال بمدير المؤسسة هاتفيا أو كتابة، وتحديد موعد لهذه الزيارة يسبق عملية المراجعة الخارجية الفعلية، ويفضل أن يتم هذا الاتصال قبل الزيارة التنسيقية
بيومين على الأقل علما بان عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة.
وتهدف الزيارة التنسيقية للمؤسسة بشكل عام إلى:
- التأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية مثل إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، و أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- التأكيد على توفير الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وللزيارة التنسيقية أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة التعليمية من ناحية وفريق المراجعة الخارجية من ناحية أخرى، فقد يكون لدى المؤسسة التعليمية كثير من المخاوف حول عملية المراجعة الخارجية وكذلك قد يكون لديها بعض المفاهيم الخطأ عن كيفية الاستعداد لهذه الزيارة لذا يمكن أن تقلل الزيارة التنسيقية من حدة
هذه المخاوف، وتؤدى إلى بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضح كذلك دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها لهذه الزيارة.
وهناك واجبات و مهام خاصة يجب أن يقوم بها قائد الفريق حتى تتحقق الفائدة المرجوة من الزيارة التنسيقية، ومن أهم تلك المهام:
- عقد مقابلات مع فريق الجودة وممثلو مجتمع المؤسسة، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، والتأكيد على أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة ولذا:
يصعب ملاحظة جميع الفصول ومقابلة كافة العاملين بالمؤسسة.
قد يولى الفريق عناية خاصة، ويبحث ويتعمق في مجالات/معايير أوضحت دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن بها بعض التناقض.
قد يولى الفريق عناية خاصة لبعض المعايير التي يرى أن الأداءات المتعلقة بها تميز أداء المؤسسة، أوتسهم في وصولها إلى المستوى المنشود.
- التأكيد على أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم وبين تقديم النصح والإرشاد وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية مثل:
تحديد احد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.
ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدا لها وهذا يستدعى أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال وان يكون على وعى كامل بالعمليات والإجراءات التى استخدمتها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة دون تدخل بالطبع - فى عمل فريق المراجعة الخارجية.
توفير الأدوات التى استعانت بها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، سواء
أكانت الأدوات المشار إليها فى دليل أدوات جمع البيانات الذى أصدرته الهيئة
أم أيه أدوات أخرى.
تقديم معلومات عن الأنشطة والاحتفالات والمناسبات غير المعتادة مثل إقامة يوم رياضي بالمؤسسة؛ مسابقة أوائل الطلبة.
تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق أو فحص الوثائق.
تحديد الإمكانات والمواد التى يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص وخطة الإشراف والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل وظائفهم وأدوارهم وتعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية.
تجميع الوثائق التى تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم فى الحجرة المخصصة لفريق المراجعة أو توفير قائمة بأماكن توافرها.
التأكيد على وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، أعضاء مجلس الأمناء، أعضاء المجتمع المحلى،....) لإجراء مقابلات معهم ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من العاملين بالمؤسسة والطلبة والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وكذا أي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.
أن تحليل المهام السابقة يؤكد أن النجاح فى أدائها ليس منوطا برئيس فريق المراجعة فقط وإنما يرجع وبنفس الدرجة إلى تعاون مدير المؤسسة وأعضائها ذوى العلاقة بتلك المهام، وهو بطبيعة الحال مقبول ومتوقع . ولم لا إذا كانت المؤسسة هى المستهدفة بالزيارة التنسيقية وبعملية الاعتماد فى مجملها.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
الزيارة الميدانية للمؤسسة
تتيح الزيارة الميدانية فرصة جيدة للتواصل بين الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد والمؤسسات التعليمية الراغبة فى الحصول على الاعتماد، وهو تواصل مطلوب باعتبار أن تقويم المؤسسة، وتحديد مستوى أداءها، وموقعها من الاعتماد ليس الهدف الوحيد للزيارة، وإنما مضاف إليه تشخيص أداء المؤسسة، وتعرف جوانب التميز، وجوانب الضعف فيه، وطرح توجيهات لتحسينه فى إطار التطوير المستمر للأداء المؤسسى، وضمان جودته.
وهكذا يمكن أن تتسع أهداف الزيارة الميدانية لتتعدى النظر إليها بحسبانها وسيلة لجمع بيانات ومعلومات حقيقية عن واقع أداء المؤسسة فى مجالاته المختلفة تسهم فى ترشيد عملية اتخاذ قرار أو حكم بشأن اعتماد المؤسسة_ فتصبح أداة تعارف ومعبر لبناء الثقة، ومناسبة لتعرف الذات المهنية والمؤسسية، وفرصة لدعم ثقافة الجودة والاعتماد لصدق النوايا.
إجراءات الزيارة الميدانية :
إذا كان جمع الشواهد والأدلة يمثل المهمة الرئيسية لفريق المراجعة، فإن أداء هذه المهمة يرتبط بمهام أخرى يوضحها الجدول المقترح للزيارة، وتتلخص هذه المهام فى:
- بناء علاقة مهنية وإنسانية جيدة مع أفراد المؤسسة تدعم عمل الفريق وذلك من خلال التنسيق بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة من اجل:
قيام الفريق فى اليوم الأول للزيارة بجولة داخل المؤسسة للتعرف عليها.
عقد اجتماع قصير، وفى وقت مناسب فى اليوم الأول للزيارة، يجمع أعضاء فريق المراجعة والعاملين فى المؤسسة- ومن بينهم أعضاء وحدة الجودة-
للتعريف بالفريق وطبيعة عمله، وتوفير إجابات عن الاستفسارات المتعلقة بالزيارة وما يترتب عليها.
عقد اجتماع آخر يجمع أعضاء الفريق والعاملين فى المؤسسة فى ختام الزيارة، حيث يؤكد الفريق فى هذا الاجتماع تقدير المؤسسة وتعاونها فى انجاز عملية المراجعة.
- متابعة سير عمليات المراجعة والتقويم، والعمل على تذليل ما قد يواجهها من صعوبات وذلك من خلال:
عقد اجتماع يومى بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة.
عقد اجتماع يومى للفريق لمراجعة خطة عمل اليوم، واجتماع آخر فى نهايته لمراجعة انجازات الفريق.
- توثيق عمل الفريق بتسجيل كافة الفعاليات والأحداث و الملحوظات فى مواقعها فى أدوات جمع البيانات وفى وثائق خاصة عند الحاجة.
ويتضح من تحليل هذه المهام أنها ثنائية البعد بمعنى أن أداءها بنجاح يتطلب التعاون بين رئيس فريق المراجعة وأعضاء هذا الفريق من جهة ومدير المؤسسة وأعضائها من جهة أخرى.
ويستعين فريق المراجعة الخارجية بمجموعة من الأدوات لجمع بيانات حقيقية، تعكس شواهد وأدلة تتعلق بأداءات المؤسسة من منظور مؤشرات ومعايير الجودة لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.
وتتضمن هذه الأدوات أدلة تحليل الوثائق، واستمارات الملاحظة، واستمارات المقابلة الفردية والجماعية، وقائمة تقييم الممارسات والمؤشرات.