وتتحقق جودة التقرير عن طريق وضع قواعد يمكن بإتباعها الوصول إلى التقرير الجيد، وينسحب الاهتمام أيضا على كاتب التقرير، فربما لا يعرف ما يجب أن يتضمنه التقرير، وما لا يناسبه حيث لم يستطع استيعاب الموضوع تماما، أو لم يستطع ترتيب عرض التقرير ترتيبا سليما، ماذا يبدأ به؟ ماذا يلي؟ ماذا ينتهي به؟
وفيما لو طرح السؤال التالى: هل تكفي هذه القواعد لتحقيق التقرير الجيد؟.
للرد على هذا السؤال لابد أن نأخذ في الاعتبار العوامل المؤثرة في التقرير فلا يكفي أن تكون المعلومات جيدة والقواعد واضحة بينما كاتب التقرير ذاته ليس على مستوى الكفاءة المناسبة!.
كذلك قد يكون كاتب التقرير على مستوى الكفاءة والمعلومات الجيدة والقواعد المتبعة إلا أن وقت المسئول المقدم له هذا التقرير يضيق بشكل لا يمكنه القراءة الجيدة بسبب كثرة التقارير المعروضة عليه, لذلك وحتى يمكن توفير الظروف المواتية التي تهيأ الجو المناسب الذي يسمح بالاستفادة من التقرير باعتباره وسيلة اتصال لها قيمتها الكبيرة فلابد أن نتعرف على :

العوامل المؤثرة في تحقيق الظروف المناسبة لكتابة التقرير


أولا: كاتب التقرير الجيد:
أي فرد يتعرض للقيام بعمل يخشى أن يفشل فيه، لا يمكن أن يحقق المستوى المناسب في أدائه ولذلك فانه لزاما عليه البدء في كتابة التقرير وهو في حالة ذهنية مناسبة, أما إذا كان في حالة غير مناسبة فان من المحتمل أن يخفق في الكتابة حيث لن يحسن شرح الحقائق التي يعرضها في التقرير أو يسجلها بمستوى أقل من الدقة المطلوبة، وبذلك لن يحقق التقرير الفائدة المرجوة منه.


كذلك إذا نظر إلى التقرير على أنه عمل روتيني فان ذلك لن يساعده إطلاقا على تنمية قدرته في كتابة التقارير , فالتقارير إذا أحسنت كتابتها إنما تدل على حسن الإدراك والقدرة على التحليل واستنباط النتائج من كم كبير من حقائق تم تجميعها، كذلك فإنها تدل على تمكن من شرح أفكاره والتعليق على الأرقام والاحصاءات التي يتناولها التقرير.


وهناك عدة أسئلة يمكن أن يطرحها كاتب التقرير على نفسه للتعرف على نقاط الضعف التي تحول بينه وبين كتابة التقرير الجيد:
- ألا يمكنك التدريب على التفكير المرتب؟.
- هل تخشى أن تفشل في كتابة أفكارك بتتابع منطقي لشرح موضوع التقرير؟.
- ألا تهتم بعرض أفكارك في شكل متتابع منظم؟.
- الطبيعي أن كاتب التقرير إذا تعرف على نقطة ضعفه فإنه يكون على بداية الطريق لأن يصبح كاتبا جيدا إذ أن كتابة التقرير في حد ذاتها ما هي إلا نشاط نهائي.
حيث إن الحل الذي يتوصل إليه كاتب التقرير لحل المشكلة التي سيتناولها لا يأتي إلا من خلال:
- خبرته في جمع الحقائق والمعلومات.
- التنظيم المنطقي الذي يتبعه في عرضها.
- الدقة في إعدادها وتجهيزها,, الخ
على ذلك فإن المهارة في كتابة التقرير تعني أن كاتب التقرير قد حقق ما يلى:
- السيطرة الدقيقة على فن جمع المعلومات.
- اكتساب عادة التفكير المنظم منذ بداية معالجة المشكلة إلى نهاية الحل المقترح.
- القدرة على العرض الشيق بالعبارة الواضحة الدقيقة, وهذا يعني باختصار أننا قد حققنا المراجع الخارجي الجيد الذي يزاول كتابة التقارير على أساس عقلي منظم, وفيما يلي
المهارات التي يمكن أن يتميز بها المراجع الخارجي الجيد:

1- التخطيط

يتكون التخطيط من وضع إجراءات محددة لإجراء فحص شامل للحصول على نتائج تتم معالجتها ثم كتابة تقرير عنها . والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر التالية:

  1. تحديد الموضوع
  2. الحاجة إلى التقرير واستخدامه
  3. الغرض والأهداف
  4. إطار التقرير وحدوده
  5. تقسيم الموضوع
  6. أساليب وإجراءات جمع البيانات
  7. أساليب ترتيب البيانات
  8. فهم الانطباعات المختلفة
  9. بيان عن النتائج المتوقعة
  10. بيان عن التكلفة والوقت المطلوبين
  11. تعريف المصطلحات (المتخصصة والفنية)