تشكيل وإدارة الفريق الجماعي:يتمثل مفهوم فريق العمل بأنه" عدد من الأفراد بخلفيات مختلفة في المهارة والمعرفة، يتم اختيارهم من مجالات مختلفة بالمنظمة لأداء مهمة محددة ومعروفة".أبرز خصائص فريق العمل هي:1. يجمع بينهم هدف مشترك.2. يشعر كل منهم بانتمائه للفريق.3. توجد بينهم مهام وعلاقات متبادلة.4. يشتركون في قيم ومبادئ متفق عليها لتنظيم سلوك وتصرفات الفريق أثناء أداء المهمة.مسؤوليات الفريق:1. أداء المهمة المناطة بهم.2. حل مشكلات العمل وابتكار الحلول لها.3. التدريب والتطوير لأعضاء المنظمة.4. الدعم والنماء للمنظمة.5. مهارات قائد الفريق:6. القدرة على حل النزاعات.7. القوة في اتخاذ القرارات.8. حسن التعامل مع الآخرين.9. القدرة على إدارة الاجتماعات والتخطيط لها.10. الإدارة المثلى للوقت.11. تحفيز أعضاء الفريق.12. قبول الرأي الآخر.مهارات أعضاء الفريق:1. امتلاك مهارة العمل الجماعي.2. حسن التعامل مع الآخرين.3. القدرة على التفكير الإيجابي.4. القدرة على الإنجاز.5. المحافظة على الوقت.6. العمل بروح الفريق.7. تقبل الرأي الأخر.
صفات الفريق الناجح:1. أن يعمل لهدف مشترك وواضح.2. النتائج النهائية للفريق تنسب للجميع.3. كل عضو يكمل الآخر ولا يكرره.4. الدافع الأساسي للفريق هو الإنتاج.5. كل عضو له نفس الحقوق والإمتيازات في الثواب.6. الانسياب الحر للمعلومات داخل الفريق.7. وجود قيادة راشدة.8. (تسمع وتفهم، توجه وترشد، تستشير وتنفذ).معوقات العمل مع الفريق:1. الفشل في مهارة الاتصال.2. النزاع في بيئة العمل.3. الفروق الفردية الواضحة بين أعضاء الفريق.4. عدم تحديد المهام بدقة للفريق.5. عدم الاستعداد لدى البعض للعمل بروح الفريق الواحد.6. الإتكالية من بعض الأعضاء على إنجازات الآخرين مما يجعل العمل على بعض أعضاء الفريق وليس الجميع.
مهارة الإنصات:من أهم مزايا الفريق الناجح القدرة على الإنصات، والإنصات مهارة يمكن للجميع أن يطورها متى ما أراد ذلك ولتطوير مهارة الإنصات يذكر روبرت مونتجمري بعض القواعد لذلك منها:القاعدة الأولى: النظر إلى الشخص الذي يتحدث إليك – ليس مجرد الحملقة بل الهدف ألاّ تبعد نظرك عنه.القاعدة الثانية: التشجيع على إلقاء الأسئلة.القاعدة الثالثة: عدم مقاطعة المتحدث.القاعدة الرابعة: إذا اضطررت للمقاطعة فلا تلجأ إلى تغيير الموضوع.القاعدة الخامسة: أن تصغي مع استبعاد العاطفة.القاعدة السادسة: أن تكون مصغياً متجاوباً.ويلخص مونتجمري الممارسة الإصغائية في القدرة على التوغل في الشخص الآخر ورؤية الأشياء من خلال وجهة نظره الشخصية إن الغرض هنا قد يهدف إلى محاولة الإصغاء بعيوننا وقلوبنا إلى جانب آذاننا.
سادساً: إدارة الاجتماعات:إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها.من أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لا بد من القيام بما يلي:1. التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الاجتماع.2. تحديد بدقة ووضوح، الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه.3. اختيار فقط الأشخاص المناسبين لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.7. التأكد من أن الدعوة إلى حضور الاجتماع تتضمن هدف الاجتماع والمشاركين فيه وتاريخ ووقت ومكان انعقاده والمدة المخصصة له، بالإضافة إلى جدول أعماله والمستندات والوثائق المطلوب من المشاركين إعدادها وإحضارها معهم إلى الاجتماع.8. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.9. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.10. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.11. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.12. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر، وذلك مهما كلف الأمر، لأن أيّ مخالفة لبنوده تفتح الباب واسعاً أما حالة من الفوضى تؤدي حتماً إلى إفشال الاجتماع ومنعه من تحقيق الهدف المرجو من انعقاده.13. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات من خلال الاجتماع.14. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.15. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.16. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.17. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على انه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.18. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.19. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا ما تكشّفت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.20. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.21. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.22. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.23. التأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ماهو مطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.24. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بالدقة والتفصيل المطلوبين.25. بعد انتهاء الاجتماع، إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.26. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها.