ما سمات التقارير الجيدة؟
- تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع.
- منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة.
- طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة.
- لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ.
- مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته.
- تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة.
- مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة.
- مكتوبة بأمانة.
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد؟
التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة. وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ
قد تؤدي عملك بشكل جيد ثم تعرض النتائج بالتقرير بشكل غير جيد فيؤخذ عنك انطباع سيء على الرغم من اجتهادك في العمل. لذلك فإن كتابة التقارير قد تؤثر على مستقبلك الوظيفي لأنها أحد الأدوات الأساسية للاتصال برؤسائك. إن لم تستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لرؤسائك فإن هذا لن يساعدهم على تأدية عملهم وبالتالي سينعكس على تقييمك.
التفكير في عملية إعداد التقرير
قبل تقديم تقرير، يجب على كاتب التقرير أن يعمل خطوة بخطوة وبانتظام خلال المراحل المختلفة لتطور التقرير، وفي كل مرحلة يجب ان يكون منطقي في تفكيره، ويطبق التفكير الإبداعي، وباستمرار الممارسة فأنه يكون عادات جيدة فيما يتعلق بكتابة التقرير الجيد ويتبع المراجع الخارجي أسلوبا منطقيا ومنتظما في إعداد التقرير كالآتي :
والمقصود بالتفكير الإبداعي هو استخدام الأصالة في التفكير وفي البحث عن حلول بديلة لمشكلة ، وهو القوة الناتجة عن الفهم الصحيح الناتج عن دراسة أوجه نظر مختلفة بهدف معالجة المشكلة من زوايا مختلفة .
- السعي نحو تفهم الموضوع والموقف
- التخطيط
- جمع كل الحقائق والبيانات
- تنظيم المادة وتفسيرها
- عرض ودراسة النتائج
- التوصل إلى التوصيات
- وضع إطار عام لتقديم الموضوع
- كتابة التقرير
- مراجعة التقرير للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية
- طباعة التقرير
- وضع التقرير في شكله النهائي .
صفات كاتب التقرير الجيد
- لديه درجة عالية من التحفيز وليس مجرد شخص لديه كثير من الحلول السهلة السريعة للمشاكل.
- لديه شغف شديد وحب استطلاع ويسأل الكثير من الأسئلة التي تؤدي إلى إجابات جديدة وبناءة.
- يتبنى افتراض جديد باستمرار أو يحاول تجديد الافتراضات القديمة ويقوم بتطوير الاحتمالات والنظريات الجديدة
- يستخلص توقعات مبنية على افتراضات وحقائق ونظريات .
- يفهم العلاقات ، والمسبب والتأثير والتماثل والتباين ، ويزن المزايا والعيوب ويرى جميع جوانب المسألة .
- ينظر إلى الأمام ، ويسعى لاتخاذ إجراء ولا يخشى من المحاولة.
- لديه الحافز والقدرة على شرح وتوضيح صلاحية أفكاره كما أن لديه قدرة الحوار المنطقي ومواجهة النقد الموجة إليه وإلى الآخرين .
- لديه قدرة على التفكير الإبداعي وحل المشاكل
هل مواصفات التقرير الجيد تختلف من مؤسسة لأخرى؟
هناك أمور تختلف حسب ثقافة المؤسسة وهناك أمور لا تختلف. فوضوح التقرير واشتماله على المعلومات الأساسية وتوضيحه وتنظيمه هي من الأمور التي لا خلاف عليها. ولكن قد تجد بعض المؤسسات التي تفضل الإطالة في التقرير بينما مؤسسات أخرى تُفضل التقارير القصيرة جداً. بعض المؤسسات قد تفضل استخدام حجم كبير للكتابة بحيث تكون واضحة والبعض الآخر يفضل الحجم الصغير. بعض المؤسسات يكون لديها نظام موحد لشكل التقارير والأبحاث والأقسام التي تحتويها والتي قد تختلف عن مؤسسات أخرى. وبالتالي فإنه عند العمل أو التعامل مع مؤسسة ما فإننا نحاول إخراج التقرير بالشكل المقبول في هذه المؤسسة.
هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يًغني عن تَعلم كتابة التقارير؟
في كثير من المؤسسات والهيئات (مثل: الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد) تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم مُعد التقرير بملأ النموذج بالبيانات الصحيحة. ولكن هذا لا يَضمن لنا أن تكون التقارير جيدة لأن مُعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل حقل أو جزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بملأ التقرير بطريقة لا تُساعد على فهم الموضوع ,وبالتالي فإنهم يحتاجون تَفهم كيفية ملأ نماذج التقارير
رد مع اقتباس
مواقع النشر (المفضلة)