طريقة استخدام الأدات



- لكل بطاقة فحص وثائق غلاف يسجل عليه بيانات المدرسة و التوجيه و الإدارة و بيانات الأشخاص الذين قاموا باستخدام البطاقة كذلك لكل بطاقة فحص وثائق عنوان موضح به المجال الرئيسي الذي تستهدفه البطاقة و المجال الفرعي و المعيار أيضاً


– موضح في الخانة الأولى من الجدول المؤشر الذي تستهدفه الأداة مع ملاحظة أنك أثناء ملء البيانات قد لا تجد مؤشرات بعينها و هذا يعني أن هذه المؤشرات لا تستهدفها هذه الأداة و أنك ستجدها في أداة أخرى " ملاحظة أو مقابلة "


– الخانة الثانية موضح بها الممارسات التي تخص المؤشر الموضح بالخانة الأولى مع ملاحظة أنك أثناء ملء البيانات قد لا تجد ممارسات بعينها و هذا يعني أن هذه الممارسات لا تستهدفها هذه الأداة و أنك ستجدها في أداة أخرى " ملاحظة أو مقابلة "


– الخانة الثالثة و تخص الوثيقة التي سيتم فحصها للتأكد من تحقق الممارسة

– الخانة الرابعة و تخص البيانات المطلوبة و هي البيانات التي سنبحث عنها في الوثائق المكتوبة بخانة الوثيقة للتأكد من مدى تحقق الممارسة


- الخانة الخامسة الخاصة بالقائم بالفحص مكتوب فيها بيان توضيحي للفئة التي يفترض بها استخدام البطاقة و ذلك للاستعانة بها في معرفة الأشخاص الذين سيقومون باستخدام البطاقة ثم كتابة بياناتهم على غلاف الأداة الخارجي


- الخانة السادسة الخاصة بالحكم وهي تختص بالحكم على وجود البيان المطلوب و ليس الوثيقة هذا يلاحظ أن بها استجابتين الأولى موجود و يتم وضع علامة √ بها في حالة وجود البيان المطلوب في الوثيقة المذكورة ويلاحظ هنا انه قد يذكر للبيان الواحد أكثر من وثيقة و قد لا يوجد بالمؤسسة سوى وثيقة واحدة منها و لكن يوجد بها البيان المطلوب في هذه الحالة نختار الحكم موجود أيضاً


أما الاستجابة الثانية فهي غير موجود و نختارها إذا لم نجد البيان المطلوب في أي من الوثائق الموضحة بخانة الوثيقة أو في حالة عدم وجود أي من الوثائق الموضحة حتى و إن كانت الممارسة مفعلة ذلك انه لا دليل على هذا التفعيل


– خانة التقدير يتم ملؤها بوضع علامة أسفل التقدير المناسب لدرجة تفعيل الممارسة و التي تتضح من مدى وجود البيانات المطلوبة و يكون ذلك على النحو التالي :


• التقدير 1 في حالة عدم وجود البيانات نهائياً أو وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة ضعيفة " أقل من 50% "


• التقدير 2 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة متوسطة " من 50 % إلى 64 % "


• التقدير 3 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة جيدة من 65 % إلى 79 % "


• التقدير 4 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة ممتازة 80 % فأكثر "


مع ملاحظة أن كل ممارسة تأخذ تقدير واحد فقط " 1 أو 2 أو 3 أو 4" مهما تعددت الوثائق أمامها لأننا نعطي التقدير على مدى تحقق الممارسة " بمعنى أن كل رقم مكتوب في الخانة الثانية من الجدول يقابله درجة واحدة "


9 – و أخيرا ً خانة المبررات يكتب فيها المبررات التي دفعت المستخدم إلى إعطاء تقدير معين دون غيره سواء أكان التقدير 1 أم 2 أم 3 أم 4


10 – بعد الانتهاء من فحص الوثائق في كل البطاقة و إصدار الحكم و وضع التقدير يتم جمع درجات الممارسات التي تنتمي إلى كل مؤشر على حدة ثم قسمتها على عدد هذه الممارسات للحصول على متوسط المؤشر

مثال : المؤشر 2 – 1 – 1 يحوي 3 ممارسات ولنفترض أن الممارسة 2-1-1-1 حصلت على تقدير 3 و الممارسة 2-1-1-2 حصلت على تقدير 3 و الممارسة 2-1-1- حصلت على التقدير 3 يكون مجموع الدرجات 9 درجات ÷ 3 ممارسات = 3 و هذه الدرجة هي متوسط المؤشر