تعني الفاعلية درجة تحقيق الهدف، اي انها تركز على المخرجات من حيث تحققها بالكمية والنوعية المطلوبة في الوقت المناسب. او هي مقياس مدى فاعلية القسم في تحقيق اهدافه.
ومؤشرات الفاعلية تتعلق بالمخرجات او بالاهداف من حيث درجة ومستوى التحقيق كماً ونوعاً،
وتعني الفاعلية: كيفية اداء المركز او المنشأة لاعمالها، اي الى المدى الذي تنتج فيه النتائج المتوقعة او المرتقبة.
اما الكفاءة فهي علاقة بين المخرجات والمدخلات وتقاس من خلال نسبة المخرجات الى نسبة المدخلات او الى نسبة عناصر المخرجات
وهي تعني افضل علاقة بين المخرجات والمدخلات.
والكفاية (او الكفاءة) نسبة قد ترتفع او تنخفض لذا تقاس بنسبة المخرجات الى المدخلات.
اما مؤشرات الكفاءة فهي التي تقيس العلاقة بين المخرجات والمدخلات او العلاقة بين المخرجات وأحد عناصر المدخلات
وتسمى احيانا (الانتاجية) وبذلك فهي معنى هندسي لمقدار المخرجات لكل وحدة من المدخلات،
اما عملية الكفاءة فهي ناتج الكمية المعطاة من المخرجات بادنى مستوى من استهلاك المدخلات او انها تنتج كمية من المخرجات اكبر من الكمية المعطاة من المدخلات وهذا ما يعبر عنه في علم الاقتصاد بالترشيد الاقتصادي.