وترتبط هذه المكونات ارتباطا وثيقا ، حيث يقوم كاتب التقرير بتشفير الرسالة، أي فهم الرسالة المراد إرسالها إلى القارئ وصياغتها في كلمات وعبارات وجمل ثم يقوم القارئ بفك هذه الشفرة وفقا لخبرته بحيث تصبح واضحة ومفهومة . وكلما بذل جهداً في عملية التشفير كلما وصلت الرسالة إلى القارئ واضحة ومفهومة .

من هنا يجب أن يدرك كاتب التقرير أن الكلمات تشير إلى حقائق وأن الخبرات السابقة والذكريات والبيئة الخارجية المحيطة – كل هؤلاء عوامل تؤثر على اختيار القارئ للرموز ( الكلمات – العبارات – الجمل) المستخدمة في إرسال الرسالة ، ونفس هذه العوامل هي التي تؤثر على فهم قارئ التقرير للرسالة .
ويختلف الأسلوب المتبع في تشفير الرسالة وإرسالها خلال القنوات المختلفة باختلاف قارئ التقرير – ومن هنا يتضح أهمية الأضلاع الثلاثة المذكورة عالية في عملية الاتصال
التقريب بين الأفكار والكلمات

إن اللغة هي حلقة الوصل التي تربط بين الواقع الموجود في العالم الخارجي وبين المفاهيم أو الأفكار في عقول الأفراد، لهذا فان الكتابة الفنية الفعالة لا بد وأن تكون واضحة ومحددة ودقيقة حيث تساعد اللغة العربية الرصينة والمعرفة الدقيقة بالمعاني المراد نقلها كلا من كاتب التقرير والمتلقي في عملية الاتصال الفعال

إن النقل الدقيق لما نتلقاه من خلال الحواس هو عملية معقدة تزداد تعقيدا إذا ما أدركنا أن وسيلتنا في تسجيل أفكارنا هو اللغة فقد ننوي أن ننقل معنى معين باستخدام كلمة ما ، ولكن نظرا لاختلاف خلفية المتلقي وخبرته وتكوينه الشخصي فإنه قد يفهم هذه الكلمة بأسلوب مختلف وبمعنى آخر ومن هنا تنشأ المشاكل في عملية الاتصال .

إن التمييز بين الأسلوب الشخصي والأسلوب الموضوعي في نقل المعلومات هو لب الموضوع ، فالأسلوب الشخصي يتأثر بشخصية الفرد وخبراته في حين أن الأسلوب الموضوعي مستقل بذاته ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة .
فالكتابة الفنية تعني فقط بالمعلومات المجردة ، ولا علاقة للغة المستخدمة فيها بالعواطف أو الخيال ، وإنما هي تخاطب العقل ، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة .

فالتقارير هي وسيلة أساسية لتبادل المعلومات بين المؤسسات المختلفة. قد يجد البعض صعوبة في كتابة تقارير جيدة وخاصة في بداية الحياة العملية, وكتابة التقارير تتشابه كثيرا مع كتابة الأبحاث العلمية من حيث المكونات الرئيسية.

لماذا نكتب التقارير ؟
لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية. المشرف على الإنتاج يكتب تقريرا لمديريه ليخبرهم بأهم الأحداث التي تخص الإنتاجية والمعدات خلال اليوم السابق أو الأسبوع السابق. المهندس يكتب تقريرا ليوضح مشكلة ما وأسلوب حلها أو ليقترح تطوير ما. الطالب يكتب تقريرا ليشرح موضوع ما لأستاذه كإثباتٍ لفهمه للموضوع وقدرته على صياغة هذا الفهم في شكل تقرير. الباحث يكتب بحثا ليدون فيه الخطوات التي اتبعها والنتائج التي توصل إليها ,وكذلك المراجع الخارجي يكتب تقريرا عن فحص ملف الاعتماد- عن الزيارة التنسيقية – عن أعمال الزيارة الميدانية التي يتم فيها تقييم أداء المؤسسة التعليمية ليطلع الهيئة على ما تم في جميع تلك المراحل.
ولماذا لا نكتفي بالتقارير والمحادثات الشفهية؟ لماذا يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟ التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان.

مميزات التقارير المكتوبة

  • التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً.
  • التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن للمراجع الخارجي كتابة تقرير لرفعه في وقت يتناسب مع توقيتات الهيئة التي سيعرض عليها نتائج التقرير.
  • التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المسئول بالهيئة قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير.
  • التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها. كثير من التقارير تكون لها قيمة كبيرة بعد زمن طويل فمثلاً تقارير التقييم الذاتي للمدارس يتم الرجوع إليها بعد زمن طويل للاستفادة منها
  • التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة الجزء الذي يَهتم به ويؤجل الباقي بعكس التقارير الشفهية حيث يضطر المستمع للاستماع لكل التقرير
  • التقرير المكتوب يُمَكن من الاستعداد لمناقشة موضوع ما، فيمكننا توزيع تفاصيل موضوع التقرير قبل الاجتماع لدراسته وبالتالي يكون الحاضرون على دراية بتفاصيل الموضوع.
  • التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة ومعادلات وحسابات. بالطبع يمكننا الاستماع ولكن لا يمكننا تتبع الأرقام وفهم المعادلات ولا يمكننا بالتالي اتخاذ القرار السليم.
  • التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل بكثير من التقارير والمحادثات الشفهية. ذلك راجع إلى أننا نأخذ وقتاً لإعداد التقرير المكتوب ومراجعته وصياغته بعكس التقارير الشفهية التي قد ننسى فيها ذكر معلومات هامة أو لا يراعى ترتيب الموضوع.
  • التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق والأسباب والنتائج بعكس التقارير الشفهية التي قد تعرض بعض النتائج في وقت وبعضها في وقت آخر. بل أحياناً تجد انك بعد كتابة التقرير قد تفهمت الموضوع بشكل أفضل لأنك اضطررت لكتابة كل شيء في تقرير واحد بمعنى أن التفكير باستخدام الكتابة يساعدنا على تنظيم تفكيرنا. كذلك قراءة التقارير المكتوبة تساعدنا على دراسة الأمور بفكرٍ أكثر تنظيماً.
  • التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية.
  • التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه.
لذلك فإن الأمور البسيطة يُستخدم فيها التقارير والمحادثات الشفهية ولكن عندما نحتاج أن ننقل معلومات كثيرة فإننا نلجأ لكتابة التقارير وكذلك الحال في حالة الحاجة لحفظ المعلومة للمستقبل أو النواحي الرسمية. التقارير المكتوبة ليست غاية وإنما هي وسيلة وبالتالي إذا لم يكن هناك سبب لكتابة التقرير فلا داعي لكتابته ولكن حين تكون هناك حاجة لكتابة التقرير فينبغي كتابته بصورة جيدة وبالحجم المناسب وأن يحتوي على المعلومات الهامة.